Worldwide: CONVINUS Global Mobility Alert - Week 12.2024

Panama: Visa renewal deadlines extended to incentivize regularization

Panama: Verlängerte Fristen für die Erneuerung von Visa, um Anreize zur Regularisierung zu schaffen

The availability of this regularization process for eligible foreign nationals has been further extended until June 30, 2024.

Foreign nationals in Panama whose visas expired on or after March 13, 2020, can regularize their status until December 31, 2023. However, they will still be subject to applicable fines for each month they remained in Panama beyond the authorized period of stay of their visa and government fees. Foreign nationals in Panama generally are granted a six-month grace period beyond their visa expiry date to apply for a renewal of their visa.

Die Verfügbarkeit dieses Regularisierungsverfahrens für berechtigte ausländische Staatsangehörige wurde jetzt im März 2024 bis zum 30. Juni 2024 weiter verlängert.

Ausländische Staatsangehörige in Panama, deren Visum am oder nach dem 13. März 2020 ablief, können ihren Status bis zum 31. Dezember 2023 regularisieren. Sie müssen jedoch weiterhin für jeden Monat, den sie über die genehmigte Aufenthaltsdauer ihres Visums hinaus in Panama bleiben, Geldstrafen und staatliche Gebühren entrichten. Ausländischen Staatsangehörigen in Panama wird in der Regel eine sechsmonatige Frist über das Ablaufdatum ihres Visums hinaus gewährt, um eine Verlängerung ihres Visums zu beantragen.

Romania: Shortened government reporting deadline for changes to various employee data

Romänien: Verkürzte Meldefrist der Regierung für Änderungen diverser Daten von Arbeitnehmern

Employers must now notify the authorities of any changes to an employee's name, address, nationality, passport details, personal status (including marriage or births) and employment status (including salary changes) within 10 calendar days of the change. Previously, the notification period was 30 days.

Arbeitgeber müssen den Behörden neuerdings alle Änderungen in Bezug auf den Namen, die Adresse, die Staatsangehörigkeit, die Passdaten, den persönlichen Status (einschließlich Heirat oder Geburten) und den Beschäftigungsstatus (einschliesslich Gehaltsänderungen) eines Arbeitnehmers innerhalb von 10 Kalendertagen nach der Änderung mitteilen. Zuvor war galt ein Zeitraum von 30 Tagen für diese Meldungen.

USA: Reminder and «Last call» for FY 2025 H-1B cap lottery

USA: Erinnerung an den Ablauf des Registrierungszeitraums für H-1B Visa für das Geschäftsjahr 2025

The FY 2025 H-1B cap registration period will close on Friday, March 22, at 12:00pm ET (US Eastern time). Employers and their immigration advisors will have until this time to draft, review, e-sign, and submit their registrations to U.S. Citizenship and Immigration Services (USCIS).

Der Registrierungszeitraum für die H-1B-Beschränkung für das Geschäftsjahr 2025 endet am Freitag, den 22. März, um 12:00 Uhr (US Eastern time). Arbeitgeber und ihre Berater für Arbeitsvisa haben bis zu diesem Zeitpunkt Zeit, ihre Anmeldungen zu verfassen, zu überprüfen, elektronisch zu unterzeichnen und bei der USCIS (U.S. Citizenship and Immigration Services) einzureichen.

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CROSS-BORDER COMMUTERS OR INTERNATIONAL WEEKLY RESIDENTS IN SWITZERLAND – WHICH REGULATIONS APPLY?

In practice, one is often faced with the question of whether people who are employed in Switzerland but reside abroad are cross-border commuters or international weekly residents. Depending on this, different regulations sometimes apply. The distinction between real and fake cross-border commuters is also often mentioned in this context.

What does this mean from a tax perspective?
A cross-border commuter is, in the truest sense, an employee who is employed in a country but does not live in that country. But lives in a neighboring country and commutes to his place of work every day. Depending on the existing double taxation agreement, it is possible to claim a certain number of days on which the person can spend the night in the country of work without being denied crossborder commuter status. If the number of these overnight stays is exceeded or if the person does not commute every day or lives outside the relevant distance between home and work, one speaks of a false cross-border commuter.

An international weekly resident is a person who is employed in a country and who also has their main residence not in this country but in another country, but who stays in the country of employment from Monday to Friday during the week and rents an apartment there.

The above-mentioned distinction is based on the tax perspective; the other areas of law (including licensing and social security law) do not follow this distinction in the same way.

Situation
Lars van der Varten lives with his partner and their two children in Hamburg (Germany). He is a Dutch citizen. Lars works at Swiss Pharma AG in Zug (Switzerland). His total annual compensation is CHF 240,000. His employer keeps trying to convince him that he should move to Switzerland with his family. His partner works as a lawyer in a German law firm in Hamburg and does not want to give up her job there. For this reason, moving to Switzerland is out of the question.

Lars and his partner bought a house in Hamburg two years ago for EUR 3 million, which they own equally. The house is rented, and the rental income generated is EUR 120,000 annually.

Lars has therefore rented an apartment in Zug and usually flies to Switzerland on Monday mornings and back to Hamburg on Friday evenings. He works from home every now and then, but it's not regular. Due to his role, he also works for the branch in the Netherlands. To do this, he must be onsite in the Netherlands for at least 2 to 3 days every month.

What is the assessment of this matter?

Work Permit
From a permit perspective, Swiss Pharma AG has obtained a cross-border commuter permit for Lars because he lives in Germany and works in Switzerland. As an EU citizen, he only has to commute between the country of employment and the country of residence once a week, even within the framework of the cross-border commuter permit. However, it may be that the municipality "takes away" the cross-border commuter permit when registering and issues a B permit instead. The reason for this is that he has to register in Switzerland as he regularly stays in Switzerland during the week. Depending on the municipality involved, the handling of the question of whether the cross-border commuter permit can be kept or not varies.

Health insurance
If he can keep his cross-border commuter permit, he can choose from a health insurance perspective whether he would like to insure himself in Switzerland or Germany. If he prefers German health insurance, he must make this decision within three months. The three-month period begins when you start working as a cross-border commuter.

Social security
Due to his employment in Switzerland, he is subject to social security contributions in Switzerland. For him to remain subject to social security contributions in Switzerland, he is not allowed to work more than 24.9% in Germany. The reason why the new teleworking regulation (max. 49.9% home office activity) does not come into effect is that he regularly works on-site in the Netherlands.

Tax
Lars' salary is subject to withholding tax in Switzerland. The regular withholding tax rate applies here. However, Swiss withholding tax may only be deducted on days of work physically performed in Switzerland. Either Lars presents his working days to his employer every month, with a note in which country he worked and when so that the employer can take this into account when calculating the withholding tax, or Lars must independently correct the withholding tax about the non-payment in the following year. Apply for Swiss working days.

German home office days and working days in the Netherlands are subject to taxation in Germany. The employer is not responsible for this, but Lars must declare these days himself in his German income tax return so that they can be taxed in Germany.

Only if Lars earns more than 90% of his income plus half of his children's income in Switzerland can he submit a tax return in Switzerland, including his costs (such as travel costs between Germany and Switzerland). the housing costs in Switzerland). The 90% rule is based on family income; since Lars is not married to his partner, her income is not taken into account. Despite everything, Lars cannot file a tax return in Switzerland because, as a non-Swiss income, the German and Dutch working days as well as half of the rental income from the German property count. He can only deduct the housing costs in Switzerland and the travel costs between Germany and Switzerland in the German tax return.

Moving to Switzerland
If the family were to potentially move to Switzerland, there would be no change to the licensing and social security regulations; there would only be a change in terms of tax treatment. On the one hand, there would no longer be any German home office days, but the Dutch working days would also be subject to Swiss taxation when moving to Switzerland. He could also save on travel costs and double housing costs.

CONCLUSION

In practice, international weekly residents involve a lot of additional work for the company's payroll departments, provided that the non-Swiss working days are correctly delineated each month.

GRENZGÄNGER ODER INTERNATIONALE WOCHENAUFENTHALTER IN DER SCHWEIZ – WELCHE REGELUNGEN KOMMEN ZUR ANWENDUNG?

In der Praxis steht man oft vor der Frage, ob es sich bei Personen, die in der Schweiz angestellt sind, aber im Ausland ihren Wohnsitz haben, um Grenzgänger oder internationale Wochenaufenthalter handelt. Je nach dem kommen teilweise unterschiedliche Regelungen zum Tragen. Auch die Unterscheidung zwischen echten und unechten Grenzgängern wird in diesem Zusammenhang häufig erwähnt.

Was bedeutet das aus steuerlicher Sicht?
Ein Grenzgänger ist im eigentlichen Sinne ein Mitarbeiter, der in einem Land angestellt ist, aber in diesem Land nicht wohnt. Sondern in einem Nachbarland wohnt und tagtäglich zu seinem Arbeitsort pendelt. Je nach vorhandenen Doppelbesteuerungsabkommen besteht die Möglichkeit der Inanspruchnahme von einer gewissen Anzahl an Tagen, an welchen die Person im Arbeitsland übernachten darf, ohne dass dieser die Grenzgängereigenschaft abgesprochen wird. Wird die Anzahl dieser Übernachtungen übertroffen oder pendelt die Person nicht tagtäglich oder wohnt ausserhalb der massgeblichen Entfernungsdistanz zwischen Wohn- und Arbeitsort, spricht man von einem unechten Grenzgänger.

Ein internationaler Wochenaufenthalter ist eine Person, die in einem Land angestellt ist und ebenfalls den Hauptwohnsitz nicht in diesem Land hat, sondern in einem anderen Land, aber sich unter der Woche von Montag bis Freitag im Anstellungsland aufhält und hierfür dort eine Wohnung mietet.

Die oben genannte Unterscheidung basiert auf der steuerlichen Sichtweise, die anderen Rechtsgebiete (unter anderem das Bewilligungs- und Sozialversicherungsrecht) folgen dieser Unterscheidung nicht gleichermassen.

Situation
Lars van der Varten wohnt mit seiner Partnerin und den beiden gemeinsamen Kindern in Hamburg (Deutschland). Er ist niederländischer Staatsangehöriger.

Er ist niederländischer Staatsangehöriger. Lars arbeitet bei der Swiss Pharma AG in Zug (Schweiz). Seine jährliche Gesamtvergütung beträgt CHF 240'000. Sein Arbeitgeber versucht ihn immer wieder davon zu überzeugen, dass er mit seiner Familie in die Schweiz umziehen soll. Seine Partnerin arbeitet als Rechtsanwältin in einer deutschen Anwaltskanzlei in Hamburg und möchte ihre dortige Anstellung nicht aufgeben. Aus diesem Grund kommt ein Umzug in die Schweiz nicht in Frage.

Lars und seine Partnerin haben sich vor zwei Jahren ein Haus in Hamburg für 3 Millionen EUR gekauft, welches ihnen zu gleichen Teilen gehört. Das Haus ist vermietet und die erzielten Mieteinkünfte betragen jährlich 120'000 EUR.

Lars hat sich daher in Zug eine Wohnung gemietet und fliegt in der Regel Montag morgens in die Schweiz und am Freitagabend wieder nach Hamburg zurück. Ab und zu arbeitet er von zu Hause, aber das ist nicht regelmässig. Auf Grund seiner Funktion ist er auch noch für die Niederlassung in den Niederlanden tätig. Hierfür muss er jeden Monat mindestens 2 bis 3 Tage vor Ort in den Niederlanden sein.

Wie sieht die Beurteilung dieses Sachverhalts aus?

Bewilligung
Aus bewilligungsrechtlicher Sicht hat die Swiss Pharma AG eine Grenzgängerbewilligung für Lars eingeholt, da er in Deutschland wohnt und in der Schweiz arbeitet. Als EU-Staatsangehöriger muss er auch im Rahmen der Grenzgängerbewilligung nur einmal pro Woche zwischen Anstellungs- und Wohnsitzland pendeln. Allerdings kann es sein, dass die Gemeinde bei der Anmeldung ihm die Grenzgängerbewilligung «abnimmt» und stattdessen eine B-Bewilligung aushändigen würde. Der Grund hierfür ist, dass er sich in der Schweiz anmelden muss, da er sich regelmässig unter der Woche in der Schweiz aufhält. Je nach involvierter Gemeinde ist die Handhabung der Fragestellung, ob die Grenzgängerbewilligung behalten werden kann oder nicht, unterschiedlich.

Krankenversicherung
Sollte er die Grenzgängerbewilligung behalten können, kann er aus Krankenversicherungssicht wählen, ob er in der Schweiz oder in Deutschland sich versichern möchte. Sollte er die deutsche Krankenversicherung vorziehen, muss er diese Entscheidung innerhalb von drei Monaten treffen. Die drei-Monatsfrist beginnt mit der Aufnahme der Tätigkeit als Grenzgänger.

Sozialversicherung
Auf Grund der Anstellung in der Schweiz ist er in der Schweiz sozialversicherungspflichtig. Damit er in der Schweiz sozialversicherungspflichtig bleiben kann, darf er in Deutschland nicht mehr als 24.9% arbeiten. Der Grund dafür, dass die neue Teleworking-Regelung (max. 49.9% HomeofficeTätigkeit) nicht zum Tragen kommt ist, weil er regelmässig in den Niederlanden vor Ort arbeitet.

Steuern
Das Salär von Lars unterliegt in der Schweiz der Quellensteuer. Es kommt hierbei der reguläre Quellensteuertarif zum Tragen. Allerdings darf die Schweizer Quellensteuer nur auf den in der Schweiz physisch erbrachten Arbeitstagen in Abzug gebracht werden. Entweder legt Lars seinem Arbeitgeber monatlich seine Arbeitstage vor, mit der Anmerkung in welchem Land er wann gearbeitet hat, so dass der Arbeitgeber dies bei der Berechnung der Quellensteuer entsprechend berücksichtigen kann, oder Lars muss im darauffolgenden Jahr eigenständig eine Korrektur der Quellensteuer bezüglich der Nicht-Schweizer Arbeitstage beantragen.

Die deutschen Homeoffice-Tage sowie die Arbeitstage in den Niederlanden unterliegen der Besteuerung in Deutschland. Hierfür ist nicht der Arbeitgeber verantwortlich, sondern Lars muss diese Tage in seiner deutschen Einkommenssteuererklärung selbst angeben, so dass diese in Deutschland besteuert werden können.

Lediglich in dem Fall, dass Lars mehr als 90% seines Einkommens zuzüglich des hälftigen Einkommens seiner Kinder in der Schweiz erwirtschaftet, kann er in der Schweiz eine Steuererklärung einreichen, und in dieser seine Kosten (wie zum Beispiel die Reisekosten zwischen Deutschland und der Schweiz sowie die Wohnungskosten in der Schweiz) geltend machen. Bei der 90%-Regelung wird das Familieneinkommen zur Grundlage genommen, da Lars mit seiner Partnerin nicht verheiratet ist, wird ihr Einkommen nicht berücksichtigt. Trotz allem kann Lars keine Steuererklärung in der Schweiz einreichen, da als Nicht-Schweizer Einkommen, die deutschen und niederländischen Arbeitstage sowie die Hälfte der Mieteinkünfte aus der deutschen Liegenschaft zählen. Er kann die Wohnungskosten in der Schweiz und die Reisekosten zwischen Deutschland und der Schweiz lediglich in der deutschen Steuererklärung in Abzug bringen.

Umzug in die Schweiz
Bei einem potenziellen Umzug der Familie in die Schweiz würde sich an den bewilligungs- und sozialversicherungsrechtlichen Regelungen nichts ändern, lediglich im Bezug auf die steuerliche Behandlung käme es zu einer Änderung. Zum einen gäbe es keine deutschen Homeoffice-Tage mehr, aber auch die niederländischen Arbeitstage würden, mit dem Umzug in die Schweiz, der Schweizer Besteuerung unterliegen. Er könnte zudem die Reisekosten und die doppelten Wohnungskosten sparen.

SCHLUSSFOLGERUNG

Die Homeoffice Tätigkeit von Grenzgängern beinhaltet nach wie vor gewisse Herausforderungen und in der Praxis hat sich die Komplexität, auch mit den neuen Teleworking Regelungen, nicht reduziert.

The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.