Udbudsprocessen: Hvordan inddrager du grønne hensyn? - Government Contracts, Procurement & PPP

Udvælgelse, tildeling og kontrakt: Sådan inddrager du grønne hensyn

Som ordregiver kan du inddrage miljømæssige og andre grønne hensyn i en reguleret udbudsproces. Udbudsreglerne giver direkte adgang til at inddrage miljømæssige hensyn, men mulighederne går videre end det, og du kan langt henad vejen selv bestemme, hvordan du vil inddrage grønne hensyn i et udbud. I denne insight får du et overblik over de "hurtige veje" til et grønt indkøb, og du får konkrete eksempler på, hvordan du kan inddrage grønne hensyn i udvælgelsen, tildelingen og kontrakten.

Du skal være opmærksom på følgende:

De grundlæggende principper om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet skal overholdes.
Krav og kriterier skal altid være forbundet med kontraktens genstand.
Du skal have mulighed for at føre en effektiv kontrol med de oplysninger, der gives i tilbuddene om opfyldelse af grønne krav og/eller kriterier.

Hvordan kan du inddrage grønne hensyn?

Der er mange muligheder for at inddrage grønne hensyn i udbud. På de følgende sider giver vi konkrete eksempler på, hvordan du kan inddrage grønne hensyn i:

udvælgelsen
tildelingen
kontrakten.

De "hurtige veje" til et grønt indkøb

Frivillig udelukkelsesgrund

Som ordregiver kan du sikre grønne hensyn ved at udelukke virksomheder, der har tilsidesat forpligtelser inden for det miljø-, social- og arbejdsretlige område. Dette er en af de frivillige udelukkelsesgrunde, så du skal aktivt tilvælge udelukkelsesgrunden og tydeligt skrive det i udbudsbekendtgørelsen.

Du kan også kræve, at leverandørerne erklærer, at deres underleverandører ikke har tilsidesat forpligtelserne. På den måde kan du forsøge at forhindre, at reglerne bliver tilsidesat længere nede i leverandørkæden.

Brug mærkningsordninger

Du kan også stille krav til, at anskaffelserne er forsynet med bestemte mærker, der dokumenterer specifikke egenskaber. Det kunne være eksempelvis Svanemærket eller EU-blomsten. Disse mærker stiller begge krav til hele produktets miljøbelastning både ved produktion og forbrug.

Mærkningsordningerne er lette at anvende, idet de både sikrer, at dine anskaffelser overholder bestemte standarder, og forenkler dokumentations-processen for leverandørerne. I mange tilfælde vil leverandørens produkter allerede være forsynet med mærket, hvis de lever op til mærkningskravene, og leverandøren vil derfor let kunne dokumentere, at kravene er overholdt.

Som ordregiver kan du dog ikke kræve, at varerne faktisk har de pågældende mærker, men skal også acceptere anden dokumentation for, at et givet produkt lever op til mærkets krav.

1. Tænk grønt, når du udvælger

Generelle krav er ikke vejen

Uanset hvornår du inddrager grønne hensyn i forløbet for en offentlig anskaffelse, skal de krav eller kriterier, du inddrager, relatere sig til kontraktens og projektets genstand, og dermed det, som skal leveres i henhold til kontrakten. Du kan altså ikke stille krav til en generel politik eller opførsel hos virksomheden, for eksempel CSR-politik, da sådanne generelle krav ikke relaterer sig direkte til virksomhedens evne til at levere i henhold til kontrakten.

Grønt fokus på ansøgernes erfaringer

Når du skal udvælge "de bedst egnede" ansøgere, som inviteres til at afgive tilbud, kan du inddrage bæredygtighed ved vurdering af ansøgernes erfaringer. Det kan altså indgå i vurderingen ved prækvalifikation, hvilke ansøgere der har mest eller specifik (relevant) erfaring med forskellige bæredygtige metoder. Inden for forskellige arbejder og ydelser kan du blandt andet udvælge på baggrund af erfaring med:

Bygge- og anlægsarbejder

håndtering af forurenet jord
byggeri i miljømæssigt følsomme områder
opnåelse af forskellige certificeringer
genanvendelse af byggematerialer.

Indkøb af varer

principperne for cirkulær økonomi
genbrug af eksisterende inventar og materialer
bortskaffelse af udtjente produkter.

Udbud af tjenesteydelser

miljørigtige energisystemer
miljørigtige drivmidler
miljørigtig bortskaffelse af udtjent emballage.

Hvad med styring af underleverandører?

Du kan også kræve, at ansøgere beskriver deres forvaltning af forsyningskæden, eksempelvis hvordan de vil administrere og kontrollere underleverandørkæden. Med baggrund i ansøgernes beskrivelser kan du i udvælgelsen inddrage ansøgerens plan for kontrol af, at underleverandører overholder de miljømæssige krav, der måtte være i kontrakten. Det kan for eksempel være krav om anvendelse af produkter, der opfylder bestemte mærkningskrav eller krav om anvendelse af genbrugsmaterialer i produktionen. Dine indkøb bliver (endnu) mere bæredygtige, hvis alle led i forsyningskæden overholder de krav, du har stillet, og det kan derfor være relevant at se ansøgernes planer eller processer for, hvordan de sikrer kravenes overholdelse. Det er dog her væsentligt at have for øje, at sådanne forhold (også) nemt kunne være relevante for tildelingen, så udformningen skal ske med stor grundighed, så samme hensyn ikke inddrages i både udvælgelse og tildeling.

Miljøledelsessystemer

Udbudsloven giver mulighed for, at du kan stille krav om, at ansøgere opfylder bestemte miljøledelsessystemer eller miljøledelsesstandarder, for eksempel EU's miljøledelsesordning, EMAS, eller en ISO-certificering. For at blive EMAS-registreret skal en virksomhed dels bevise, at den overholder miljølovgivningen, dels forpligter virksomheden sig til løbende at forbedre sine miljøpræstationer, ud over det loven kræver.

Krav om, at ansøgere opfylder bestemte miljøledelsessystemer, synes umiddelbart at være en nem måde for dig at inddrage grønne hensyn i et udbud. Med krav om miljøledelsessystemer kan du dog også hurtigt udelukke virksomheder fra konkurrencen. Der er ikke noget krav om, at virksomheder i Danmark har et miljøledelsessystem, og pr. 1. november 2021 var kun 11 danske organisationer EMAS-registrerede. Med så lav tilslutning er krav om miljøledelsessystemer måske nok en god løsning på papiret, men i praksis fungerer det ikke med stor effekt – endnu i hvert fald.

Sådan fastsættes egnethedskrav og udvælgelseskriterier

Hvis du ønsker at fastsætte egnethedskrav til virksomheder, som dem der er skitseret ovenfor, skal de fremgå som minimumskrav i udbudsbekendtgørelsen. Det skal også oplyses i udbudsbekendtgørelsen, hvordan virksomhederne skal dokumentere, at de lever op til de krav, som du som ordregiver har fastsat. Dokumentation skal ske ved en af de former, som er oplistet i udbudslovens §§ 155, 157 og 158. Her kan du for eksempel kræve en liste over de væsentligste leverancer inden for de seneste tre år, og der kan fastsættes mindstekrav som for eksempel:

"Det er et mindstekrav, at ansøgeren har mindst én reference, hvor ansøgeren har genanvendt udtjente møbler. Referencen skal være leveret inden for de seneste tre år".

Ved begrænset udbud eller udbud med forhandling kan du endvidere bruge referencer til at foretage en begrænsning i antallet af ansøgere, der bliver inviteret til at afgive tilbud. Det kunne eksempelvis ske ved, at du i udbudsbekendtgørelsen angiver:

"Begrænsningen i antallet af ansøgere, der vil blive opfordret til at afgive tilbud, vil blive foretaget på baggrund af, hvilke ansøgere der har vedlagt de mest relevante referencer, hvor udtjente møbler er blevet genanvendt. Denne vurdering vil blive foretaget som en samlet vurdering, på baggrund af hvor sammenlignelige de anførte referencer er med den udbudte aftale for så vidt angår omfang og værdi, samt hvor mange sammenlignelige referencer ansøgeren kan fremvise. Jo mere sammenlignelige referencer og jo flere referencer desto bedre."

På den måde vil du som ordregiver kunne udvælge de ansøgere, der oftest har prøvet at udføre sammenlignelige – grønne – opgaver.

2. Vælg grønne tildelingskriterier

En grøn kravspecifikation

Som ordregiver er det dig, der bestemmer, hvad der indkøbes. Du kan som led heri "tvinge" markedet til at tænke grønt ved at stille konkrete grønne krav til det, der indkøbes – det vil sige det, der skal opfylde dine behov som ordregiver.

Hvis grønne krav gøres til mindstekrav, sikres det, at kon - trakten tildeles en tilbudsgiver, der opfylder dine grønne krav. Hvis de grønne krav derimod er evalueringskrav, opfordres tilbudsgiverne til at tænke grønt ved tilbudsaf - givelsen. Tilbudsgiverne har også mulighed for enten at komme med en endnu mere grøn løsning, end den du ville have opnået ved at fastlægge et mindstekrav, eller at mindske det grønne element og så for eksempel tilbyde en bedre pris.

Hvilken strategi, du som ordregiver skal følge, afhænger af dine ønsker, behov og beslutning. Hvis det også er vigtigt at opnå en lav pris, kan det vise sig uhensigtsmæssigt at stille (for) strenge mindstekrav til bæredygtighed, hvis sådanne krav har betydning for prisen. Omvendt er det ikke givet, at et grønt mindstekrav overhovedet er forbun - det med en merpris. For eksempel er en række markeder og sektorer stort set altid omfattet af et miljømærke eller en miljøledelsescertificering, og dermed er det ikke forbundet med en reel merpris at stille krav om dette. Mindstekrav kan også være vejen frem, hvis du vil sikre et bæredygtigt indkøb. Det bør i så fald også overvejes, om der skal konkurreres på den grønne løsning udover mind - stekravene, så tilbudsgiverne skal opfylde et vist niveau, men belønnes for "overopfyldelse" af kravet.

Lad tilbudsgiverne tænke grønt

Bæredygtighed kan også indgå i tildelingskriterierne, så ordregiveren beder tilbudsgiverne om at finde de grønne løsninger. Det kan eksempelvis tillægges positiv vægt, at tilbudsgiveren i sine processer illustrerer, at miljømæssige hensyn inddrages, og at tilbudsgiveren dermed har fokus på miljøvenlige løsninger, når denne udfører ordregiverens opgave.

Hvis tilbudsgiverne kommer fra en branche med erfaring i at tænke grønt, vil du som ordregiver i mange tilfælde opnå bedre og mere grønne løsninger ved at lade tilbuds - giverne konkurrere på det. Fremfor at du – som måske ikke har den samme indsigt i mulighederne – fastsætter krav, som enten kan eller skal opfyldes. Hvis du som ordregiver omvendt selv "har fingeren på pulsen" og præcis ved, hvordan ydelsen optimeres miljømæssigt, eller i hvert fald ved, hvordan du præcis vil have det, kan det være hensigtsmæssigt, at du hjælper tilbudsgiverne på vej ved at tydeliggøre de grønne krav i for eksempel kravspecifi - kationen.

Livscyklusomkostninger

Livscyklusomkostninger kan anvendes i evalueringen i ste - det for den blotte anskaffelsespris. Her indgår omkostnin - ger forbundet med hele ydelsens levetid, for eksempel til vedligeholdelse og bortskaffelse, men også omkostninger, der kan henføres til ydelsens virkning på miljøet, såsom drivhusgasemissioner.

I så fald skal du som ordregiver angive i udbudsmaterialet, hvordan livscyklusomkostningerne beregnes, og hvilke oplysninger tilbudsgiverne skal give, for at ordregiver kan beregne livscyklusomkostningerne. Du skal i den forbin - delse overholde proportionalitetsprincippet. Det arbejde, tilbudsgiverne skal lægge i at skaffe oplysningerne, skal derfor stå i rimeligt omfang i forhold til den udbudte kontrakt. Nogle ordregivere – særligt i visse brancher – opererer med tilbudsudarbejdelsesvederlag, og her kan der i sagens natur nok stilles øgede krav til at indhente sådanne oplysninger.

Sådan fastsættes grønne mindstekrav eller evalueringskriterier

Ved udformningen af mindstekrav er det afgørende, at:

du som ordregiver formulerer dem, så de kan opfyldes af mere end blot én leverandør
de er forbundet med kontraktens genstand
det fremgår klart, hvad mindstekravet indebærer.

Samtidig skal det være formuleret objektivt, og det skal være muligt at konstatere, om et tilbud lever op til det konkrete mindstekrav. Det kan derfor ikke anbefales at stille krav om, at et givet produkt for eksempel skal være "miljørigtigt", da det ikke objektivt kan konstateres, om det er tilfældet.

Eksempler på mindstekrav og tildelingskriterier

Du får her tre eksempler på mindstekrav og evaluerings - kriterier i forskellige sektorer.

Fødevaresektoren

I fødevaresektoren er det oplagt at stille krav om en vis andel økologi, og økologi kan eventuelt også anvendes som evalueringskriterium. Der kan blandt andet stilles mindstekrav om minimum 70 % økologiske fødevarer og evalueres på meropfyldelse, så en højere andel økologi end 70 % væg - tes positivt i den samlede evaluering. Men der kan også tænkes bredere i forhold til for eksempel logistik, distribution, emballage og årstidsbestemte leverancer.

Befordringsydelser

Ved udbud af befordringsydelser kan du for eksempel evaluere på andelen af elbiler, der anvendes til opgavens udførelse. Hvis den udbudte opgave kræver brug af eksempelvis 100 biler, kan der gives point pr. elbil ud af de 100 – eventuelt kombineret med et mindstekrav om for eksempel 10 elbiler. Her kan der også tænkes bredere i forhold til selve befordringsdriften; blandt andet muligheden for at 'pakke-befordre' (det vil sige planlægningsoptimere) eller i forhold til alternativer til brændselstyper.

Bygge- og anlægsarbejder

I bygge- og anlægsarbejder kan du for eksempel stille krav om, at byggeriet skal leve op til DGNB-certificeringen sølv, guld eller platin. DGNB evaluerer et byggeri inden for både miljømæssig, økonomisk og social bæredygtighed, og de grønne aspekter indgår dermed som led i en samlet pakke. Et krav om DGNB-certificeret byggeri i forbindelse med totalrådgiverudbud vil medføre et nødvendigt fokus på bæredygtighed gennem hele byggeriet, for at det endelige byggeri lever op til den DGNB-certificering, der var en del af totalrådgiverens tilbud. Også her kan der både opstilles mindstekrav og evalueres på "overop - fyldelse" af kravet. Evalueringen af overopfyldelsen for DGNB kunne eksempelvis ske ved, at du fastlægger, at en opfyldelse af mindstekravet, der kunne være DGNB sølv, giver 0 point, mens DGNB guld giver 5 point, og DGNB platin giver 10 point – forudsat at skalaen går fra 0-10.

Relation til udbuddets genstand

Ved fastsættelse af både mindstekrav og evalueringskriterier er det vigtigt at huske, at kravene og evalueringen altid skal relatere sig til udbuddets genstand. I eksemplet med elbiler kan du altså ikke evaluere på leverandørens samlede vogn - park, men alene de biler, som leverandøren tilbyder i det konkrete udbud. Man kan forestille sig, at en leverandørs samlede vognpark består af 90 % gamle dieselbi - ler, men at leverandøren til den konkrete opgave byder ind med de sidste 10 %, som er elbiler og er tilstrækkeligt til at løse den udbudte opgave. Da må du som ordregiver ikke lægge vægt på dieselbilerne, som leverandøren anvender til andre opgaver.

Derudover er det som altid vigtigt, at det er gennemsigtigt, hvad der lægges vægt på. En generel formulering om, at der lægges vægt på "bæredygtige løsninger", er ikke konkret nok til at kunne anvendes som tildelingskriterium uden en nærmere beskrivelse af, hvordan du konkret vil vur - dere, om løsningerne er bæredygtige.

3. Lav grønne kontraktklausuler

Generelle krav til kontraktklausulerne

Når du som ordregiver har inddraget grønne hensyn i udvælgelses- eller tildelingsfasen, er det vigtigt, at kontrakten også understøtter og giver mulighed for at håndhæve disse hensyn. Der er i den forbindelse en række udbudsretlige reguleringer og spørgsmål, som du skal være særligt opmærksom på:

Kravene skal relatere sig til den opgave, som leverandøren skal levere under kontrakten. Der kan altså ikke stilles generelle krav til leverandøren, der ikke specifikt vedrører opfyldelsen af kontrakten. Dette udelukker dog ikke, at du kan inddrage både økonomiske, innovations-relaterede, miljømæssige, sociale eller beskæftigelsesrelaterede hensyn, når blot de relaterer sig til kontrakten.
De grundlæggende principper om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet skal overholdes. Du skal derfor sikre, at kontraktbestemmelserne ikke kunstigt indskrænker konkurrencen om kontrakten, eksempelvis fordi meget få aktører kan opfylde dem på udbudstidspunktet, og det er omkostningstungt for de øvrige aktører at tilpasse sig for at sikre opfyldelse.
Hårde kontraktbestemmelser kan medføre en højere pris i sidste ende. Derfor bør du som ordregiver – fra et rent kommercielt perspektiv og eventuelt som udslag af det forvaltningsretlige princip om forsvarlig økonomisk forvaltning – overveje, hvilke og hvor strenge kontrakt-bestemmelser, der er hensigtsmæssige.

Med ovenstående i baghovedet er der dog vide rammer for at fastlægge kontraktbestemmelser, der fremmer forskellige former for miljømæssige og sociale hensyn i forbindelse med udbud. Men hvordan kan de se ud i praksis?

Eksempler på kontraktkrav

Du får her en række eksempler på, hvordan kontraktbe-stemmelser – og krav til den udbudte ydelse – kan være med til at fremme og sikre forskellige miljømæssige og sociale hensyn i forbindelse med et udbud.

Rengøringsservice

"Alle medarbejdere, der udfører rengøring i henhold til kontrakten, skal have modtaget undervisning i korrekt dosering og brug af rengøringsmidler, korrekt fortynding af ufortyndede rengøringsmidler og korrekt bortskaffelse af spildevand. Den beskrevne uddannelse skal ajourføres mindst én gang om året. På ordregivers opfordring skal leverandøren informere om tid og sted for gennemførte undervisningsforløb samt indholdet af den gennemførte undervisning.

Leverandøren skal anvende genanvendelige rengøringsartikler til kontraktens udførelse. Dog må der anvendes engangshandsker i fornødent omfang. Alle nye støvsugere købt af kontrahenten til udførelse af opgaver i forbindelse med kontrakten skal opfylde klasse A+ eller højere vedrørende energieffektivitet."

Indkøb af computere

"Leverandøren garanterer tilgængeligheden af reservedele (kritiske komponenter) i fem år fra købsdatoen. Leverandøren skal sikre, at sammenføjningseller forseglingsteknikker for de leverede produkter ikke forhindrer reparation og udskiftning af kritiske komponenter.

Leverandøren skal sikre, at udtjente produkter genanvendes, herunder forestå:

indsamling
fortrolig behandling og sikker sletning af oplysninger
funktionstest, servicering, reparation og opgradering med henblik på at forberede produkter til genbrug
fornyet markedsføring af produkter til genbrug
demontering med henblik på genbrug, genanvendelse og/eller bortskaffelse af komponenter."

Transportydelser

"Mindst [x] % af de køretøjer, der anvendes til kontraktens opfyldelse, skal være eldrevne. Hvis et køretøj, der anvendes til kontraktens opfyldelse, udskiftes under kontraktens løbetid, skal udskiftningen bidrage til at mindske den samlede CO2-udledning under kontraktens udførelse. Udskiftning kan således kun ske til et køretøj, der udleder mindre CO2 pr. kørt kilometer."

Kontrol og dokumentation

Når du som ordregiver har stillet krav til forskellige forhold, der skal fremme et mere bæredygtigt indkøb, er det nødvendigt, at du sikrer dig mulighed for at kontrollere forholdene i praksis.

Kontrol kan eksempelvis ske ved, at du forpligter leverandøren til at fremsende dokumentation – enten løbende eller efter ordregivers anmodning. Er der stillet et krav om (som i eksemplet med rengøringsservice), at personale skal have modtaget undervisning i korrekt dosering af rengøringsmidler, korrekt fortynding af ufortyndede rengøringsmidler og korrekt bortskaffelse af spildevand, kan du kræve, at leverandøren fremsender en beskrivelse af tid og sted for undervisningen og dokumentation for indholdet af undervisningen.

Det kan også ske ved løbende stikprøvekontroller. Hvis du som i eksemplet med transportydelser har stillet krav om brug af elbiler i forbindelse med transport, kan du foretage stikprøvekontroller ved fysisk fremmøde.

Vi har også oplevet, at det giver god værdi at drøfte 'de grønne forhold' på for eksempel årlige samarbejdsmøder, hvor begge parter – udover 'kontrolelementet' – får lejlighed til at fortælle om, hvad der rører sig på markedet. Det giver vigtig viden for begge parter som led i en uformel markedsdialog, men også i forhold til styring af kontrakten og samarbejdet. I visse sektorer er der for eksempel mulighed for at opgradere ydelserne løbende – i den her kontekst også til noget mere grønt.

Belønning og sanktionering

Foruden kontrol- og dokumentationskrav kan du som ordregiver også give incitament til at overholde de grønne krav ved at indbygge en eller flere kontraktuelle mekanismer, der enten belønner, at leverandøren overholder kravene, eller sanktionerer, at denne misligholder dem.

Et eksempel på en belønning, som kontraktparten opnår ved at overholde et grønt vilkår eller ved at levere et endnu grønnere vilkår, kunne eksempelvis være, at denne opnår en betalingsbonus. Modsat kan et eksempel på en sanktion være, at kontraktparten ifalder et bodskrav for hver overtrædelse, som du som ordregiver konstaterer. Du kan også overveje, hvorvidt du specifikt bør fremhæve, at manglende overholdelse af et grønt krav anses for at udgøre væsentlig misligholdelse af aftalen, og det berettiger dig til at ophæve kontrakten, forudsat at en sådan bestemmelse i det konkrete tilfælde er proportionel.

Uanset om du som ordregiver indarbejder bonus-, bodseller ophævelsesbestemmelser knyttet til de grønne kontraktkrav, bør du være opmærksom på, at reguleringen vil kunne påvirke den prissætning, som virksomhederne tilbyder under udbuddet af kontrakten.

Yderligere inspiration

Indkøbsvejledning på plastområdet. Vejledningen er udarbejdet i samarbejde mellem Aarhus Kommunes indkøbsafdeling, AffaldVarme Aarhus og Plastindustrien og giver en række konkrete tips til, hvordan du som ordregiver kan foretage mere bæredygtige indkøb, der involverer plast.
EU-Kommissionens fælles kriterier for grønne offentlige indkøb ("GPP-kriterier"), som kan indarbejdes i udbuddet. Der er inspiration til krav og kontraktbestemmelser til forskellige typer af indkøb, for eksempel rengøringsprodukter, computere, datacentre og servere, elektricitet og møbler.
Forum for bæredygtige indkøb. Der findes værktøjer, forskellig inspiration og en oversigt over danske cases.
Udbudscases fra EU-Kommissionen. De forskellige cases er organiseret efter forskellige indkøb, for eksempel rengøringsprodukter og elektricitet
Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen gengiver et eksempel fra Odense Kommune, hvor bæredygtighed var et tildelingskriterium.
DI's rapport: Grønne offentlige indkøb.

Originally published 16 March 2022

The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.

Denmark: Udbudsprocessen: Hvordan inddrager du grønne hensyn?