Die GDPR ist überall, auch am Arbeitsplatz; wir verwalten die persönlichen Daten von unseren Mitarbeitern und diese Verwalten auch die von anderen. Oder doch nicht? Und wenn schon, was kann ich tun, um keine von dennen verletzen?

Jetzt werden wir auf den E-Mail-Fach und die E-Mails von unseren Mitarbeitern konzentrieren, im Besonderen, wenn wir was in / unter den E-Mails zu suchen" haben.

1.) Nutzungsregeln bez. digitalen Arbeitsmitteln

Gemäß einer Änderung des ungarischen Arbeitsgesetzbuches aus dem Jahr 2019, wenn die Mitarbeiter von Arbeitgeber für die Arbeit Informationstechnologie oder Computerausrüstung - Laptop, Mobiltelefon usw. - gestellt bekommen haben, diese dienen nach der Regel ausschließlich zum Zwecke der Erfüllung des Arbeitsverhältnisses.

Wenn die private Nutzung gestattet ist, sollten die Parteien dies ausdrücklich vereinbaren. Dies würde eine schriftliche Vereinbarung voraussetzen, aber die übliche und damit tolerierte private Nutzung impliziert in der Praxis dennoch, dass die private Nutzung dieser Mittel durch den Arbeitgeber als erlaubt angesehen werden kann.

Die Zulässigkeit der privaten Nutzung hat jedoch eine Reihe von Datenschutzproblemen aufgeworfen, die zu unnötigen Komplikationen bei der Datenverwaltung für den Arbeitgeber führen können.

2.) Datenverwaltung bez. Mitarbeiter-E-Mails

Nach dem Ansatz der ungarischen Datenschutzbehörde gelten die Daten in einem EMail-Konto am Arbeitsplatz, das einem Mitarbeiter zur Verfügung gestellt wird, als personenbezogene Daten, und jeder Vorgang mit personenbezogenen Daten gilt als Datenverarbeitung. Wenn ein Mitarbeiter ein E-Mail-Konto verwendet, führt er auch Datenverwaltungsaktivitäten in Bezug auf die darin gespeicherten persönlichen Daten durch.

Wenn die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit oder im Interesse der Arbeit steht, handelt der Arbeitnehmer im Wesentlichen im Namen des Arbeitgebers als Datenverantwortlicher, und diese Tätigkeit ist auch dem Arbeitgeber als Datenverantwortlicher zuzurechnen, dh der Arbeitnehmer handelt als "verlängerte Hand" des Arbeitgebers.

Ein gesondertes Problem ist, wenn die Datenverwaltung im E-Mail-Fach von Mitarbeiterdaten nicht für Arbeitszwecke, sondern für private Zwecke erfolgt.

3.) Die Speicherung, Archivierung und Überprüfung auch für privaten Zwecke vorbehaltene Mitarbeiter-E-Mail-Kontos

Wenn ein Mitarbeiter ein E-Mail-Konto verwendet, entscheidet er über die Übertragung persönlicher Informationen auf das E-Mail-Konto und kann, solange er über das Konto verfügt, beschließen, dessen Inhalt zu löschen oder die im privaten Gebrauch enthaltenen Informationen anderweitig zu verwenden.

In diesem Fall sind jedoch die eigenen Datenverwaltungszwecke des Arbeitnehmers und die Datenverwaltungszwecke des Arbeitgebers gleichzeitig vorhanden, während für die Rechtmäßigkeit der Datenverwaltung weiterhin der Arbeitnehmer verantwortlich ist, obwohl er nicht befugt ist, personenbezogene Daten im Mail-Konto zu verarbeiten.

Dies bedeutet auch, dass der Arbeitgeber solche persönlichen Informationen im EMail-Konto, die auch für den privaten Gebrauch des Mitarbeiters dienen, nicht archivieren, speichern oder abrufen darf, d.h bevor er solche Datenverarbeitungsvorgänge im E-Mail-Konto des Mitarbeiters ausführt, muss der Mitarbeiter selbst die personenbezogene Daten löschen, die sich auf privaten Gebrauch des Mitarbeiters beziehen.

4.) Vorgeschlagenes Verfahren bez. der Verwendung von Mitarbeiter-E-Mail-Kontos

Um die Umständliche Handhabung von Mitarbeiter-E-Mail-Kontos, sowie ggf. schwerwiegende datenschutzrechtliche Folgen zu vermeiden, als erstes empfiehlt sich tatsächlich, Mitarbeitern den unnötigen Luxus zu verbieren, ihre E-Mail-Kontos auch für private Zwecke zu nutzen.

Welche weitere Komplikationen bei der erlaubten Privaten Nutzung gibt und wie wir die Überprüfung der E-Mail-Kontos in geordnete Bahne lenken können, lesen Sie bitte im zweiten Teil der Serie.

Kommen Sie auch im Jahre 2020 gut durch GDPR und lesen Sie weiterhin unsere Artikel!

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