La competencia entre empresas y las oportunidades de negocio, emprendimientos, tecnologías y expansión constante hacia nuevos mercados internacionales hacen que las empresas deban proteger aquello que les permite destacarse y diferenciarse de sus competidores, es decir, su información, sus “singularidades”.
Esta información y singularidades, pueden ser varias. Por ejemplo, los estados financieros, datos, procesos, know how, un material específico, recetas, un producto, una estrategia, un conocimiento, un proveedor o una fórmula. En general, cualquiera información del negocio que tenga el carácter de confidencial, sensible, privada y que desean mantener bajo reserva por la importancia que representa para la viabilidad del negocio.
Los Acuerdos de Confidencialidad (“NDA” por sus siglas en inglés) son documentos que permiten proteger la información de la compañía. Un NDA otorga a quienes lo suscriben la seguridad de poder compartir información, en las distintas etapas de la relación comercial (precontractual, contractual y postcontractual). Es decir, en caso de que en la etapa precontractual, se decida no continuar con la relación comercial, la información que haya sido proporcionada estará protegida. Igual cuando termina la relación contractual.
A continuación, ciertos elementos que se deben incluirse en el NDA para que sea efectivo:
- Propiedad de la información. Se debe identificar claramente quién es el propietario de la información sensible que será compartida con la otra parte y cómo se encuentra protegida.
- Detalle, limitación y alcance de la información a compartir. Dentro del acuerdo es importante indicar el tipo de información que será compartida entre las partes para que pueda ser debidamente identificada e individualizada, generando claridad para las partes. El alcance de la obligación de confidencialidad se refiere a cuál será la información que estará cubierta por este acuerdo, sus características, las áreas involucradas que la manejan y la conocen, identificación, el nivel de cuidado de la información, su tratamiento una vez terminado el NDA.
- La parte receptora debe tener claros los escenarios bajo los cuales se encuentra autorizado y podrá revelar información confidencial. Esto se podrá dar por ejemplo cuando se trate de sus propios trabajadores, de sus proveedores o atendiendo a un requerimiento realizado por una autoridad competente.
- Plazo de duración. Se debe indicar el plazo durante el cual estará vigente el acuerdo, es decir, el tiempo que se compartirá la información confidencial y el plazo durante el cual existirá la obligación de mantener la confidencialidad de la información. La vigencia de la obligación de mantener la confidencialidad de la información suele pactarse por varios años e inclusive puede superar la relación comercial entre las partes o ser de carácter indefinido. El plazo dependerá de la naturaleza de la información.
- Penalidad. La penalidad, multa o sanción que se imponga para las partes en caso de incumplimiento a su obligación de mantener en reserva y confidencialidad la información que han llegado a conocer deberá cuantificarse y responder principalmente a la importancia y sensibilidad de la información que haya sido compartida y a los daños y perjuicios que fueren ocasionados en contra de una de las partes.
- Información no confidencial. Se deberá indicar toda la información que no será considerada de carácter confidencial y por lo tanto no protegida por el NDA. Un ejemplo de este tipo de información es la que pueda encontrarse en registros públicos de acceso libre.
- Resolución de conflictos. Se deben establecer los mecanismos adecuados que permitan dar una solución oportuna frente a un posible incumplimiento de cualquiera de las partes. Es conveniente señalar domicilio contractual. El arbitraje se considera más ágil que la administración de justicia ordinaria.
Es necesario tener en cuenta que cada caso tiene sus peculiaridades y por tanto el NDA debe diseñarse para las situaciones específicas.
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