Stikeman Elliott peut contribuer à recueillir en toute sécurité et confidentialité auprès des administrateurs et des hauts dirigeants les renseignements améliorés sur la diversité qui doivent être communiqués dans la circulaire de sollicitation de procurations annuelle.

Depuis le 1er janvier 2020, les modifications apportées à la Loi canadienne sur les sociétés par actions (LCSA) obligent les sociétés ayant fait appel au public constituées sous le régime de la LCSA (c.-à-d. les sociétés ouvertes) à inclure les renseignements relatifs à la diversité prescrits dans leurs circulaires de sollicitation de procurations annuelles. Même si les obligations d’information correspondent généralement à celles qui avaient été mises en œuvre en application du Règlement 58-101 sur l’information concernant les pratiques en matière de gouvernance de 2014, l’ajout de nouveaux « groupes désignés » soulève des questions à propos de la manière dont l’information doit être recueillie.

En particulier, les renseignements à fournir comprennent le nombre et la proportion (en pourcentage) de membres des « groupes désignés » (définis comme étant les femmes, les autochtones, les personnes handicapées et les personnes qui font partie des minorités visibles) qui sont administrateurs ou membres de la haute direction de l’émetteur. La collecte de ce type de renseignements peut être un exercice délicat et les émetteurs vont devoir s’en remettre aux déclarations volontaires afin d’établir si l’administrateur ou le membre de la haute direction fait partie d’un groupe désigné. Aux termes des modifications apportées à la LCSA, l’émetteur n’est pas tenu d’identifier les personnes qui sont membres de ces groupes désignés dans sa communication faite au public.

La contribution de Stikeman : élaboration d’un outil d’enquête annuelle sur la diversité conformément à la LCSA

Même si les émetteurs pourraient être tentés de demander ces renseignements dans un questionnaire annuel adressé aux administrateurs et dirigeants, nous ne pensons pas que cette méthode permettra d’atteindre le meilleur résultat possible ni qu’elle protègera suffisamment la nature sensible des renseignements recueillis. Plus particulièrement, le fait de demander aux participants de s’auto-identifier comme membre d’un groupe désigné révélera (ou pourrait révéler) des motifs protégés par le Code des droits de la personne de l’Ontario (en particulier, le sexe, l’origine ancestrale, la couleur, la race, l’origine ethnique ou le lieu d’origine, la citoyenneté, la croyance et le handicap).

Afin de favoriser davantage l’auto-identification dans le respect de la vie privée des participants au sondage, nous recommandons généralement de recueillir des renseignements sur une base volontaire, confidentielle et anonyme, selon une méthode garantissant que les données recueillies serviront uniquement aux fins de la conformité aux obligations d’information prévues par la LCSA.

Dans le but de faciliter le processus d’auto-identification, notre équipe de gestion du savoir et de l’innovation a conçu un outil en ligne qui permet, entre autres, de sonder les administrateurs et les membres de la haute direction de l’émetteur, de limiter la collecte aux renseignements qui sont utiles à ce dernier aux fins de la conformité à la LCSA, de mentionner aux participants la raison de la collecte des données et de produire un rapport convivial résumant les résultats de l’enquête, le tout sur une base volontaire, confidentielle et anonyme. À l’aide de cet outil, la collecte de renseignements sur la diversité peut être effectivement gérée en toute sécurité dans le respect des renseignements personnels des dirigeants de la société.

Si l’outil d’enquête annuelle sur la diversité, élaboré par Stikeman Elliott conformément à la LCSA, vous intéresse, veuillez communiquer avec votre représentant habituel de Stikeman Elliott S.E.N.C.R.L., s.r.l., ou un membre de nos groupes de pratique Valeurs mobilières, Marchés des capitaux ou Emploi.

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