NEWS UPDATE APRIL 25,2024

Belgium: Foreign employees in Walloon region can now work immediately upon receipt of a single permit

Belgien: Ausländische Arbeitnehmer in der Region Wallonien können jetzt sofort nach Erhalt einer einzigen Genehmigung arbeiten

Since April 5, 2024, employees in the Walloon region of Belgium (largest cities are e.g. Charleroi, Liège, Namur / Capital of Wallon, Mons) can work immediately after their arrival in the country (provided they already have a work permit and a residence permit "Annex 46").

Previously, in order to be able to work, these people first had to obtain an Annex 49 certificate (a document certifying that the applicant has initiated the registration procedure with the local municipal administration). Employees in the other two regions of the country (Brussels-capital region and Flanders) were able to work immediately upon arrival if they had a work permit and a residence permit in accordance with Annex 46.

This change should simplify and speed up the recruitment process for companies and employees in the Walloon Region, as the process of obtaining an Annex 49 initially required permanent accommodation and was delayed due to capacity issues at local town halls.

Seit dem 5. April 2024 können Arbeitnehmer in der wallonischen Region Belgiens (grösste Städte sind z.B. Charleroi, Liège /Lüttich, Namur/Hauptstadt von Wallonien, Mons) sofort nach ihrer Ankunft im Land arbeiten (vorausgesetzt, sie verfügen bereits über eine Arbeitsgenehmigung und eine Aufenthaltsgenehmigung "Anhang 46").

Zuvor mussten diese Personen, um arbeiten zu können, erst eine Bescheinigung nach "Anhang 49" erhalten (ein Dokument, das bescheinigt, dass der Antragsteller das Meldeverfahren bei der örtlichen Gemeindeverwaltung eingeleitet hat). Arbeitnehmer in den beiden anderen Regionen des Landes (Region Brüssel-Hauptstadt und Flandern) konnten bereits unmittelbar nach ihrer Ankunft arbeiten, wenn sie über eine Arbeitsgenehmigung und eine Aufenthaltsgenehmigung nach" Anhang 46" verfügten.

Diese Änderung dürfte den Einstellungsprozess für Unternehmen und Arbeitnehmer in der Region Wallonien vereinfachen und beschleunigen, da der Prozess der Beschaffung eines "Anhangs 49" zunächst eine dauerhafte Unterkunft erforderte und sich aufgrund von Kapazitätsproblemen in den örtlichen Rathäusern verzögerte.

Philippines: New Visa Processing Center Established

Philippinen: Neues Visa-Bearbeitungszentrum eingerichtet

The Bureau of Immigration (BI) recently established a Visa Processing Center (VPC) with the authority to receive, review and make recommendations for approval of applications. With the VPC, there is no longer a preliminary review; applications are reviewed immediately upon submission. In addition, a strict nocontact rule now applies, whereby applicants (or their representatives) are no longer allowed to inquire personally about the status of their applications.

Previously, visa applications were submitted to the BI and went through several levels of review (i.e. BI adjudicator, Visa and Permit Task Force, Legal Department) before finally being approved by the BI Board of Commissioner's (BOC) office. Prior to the changes, applications were pre-assessed at the time of submission (e.g., missing requirements were flagged up front), and applicants could visit the BI office in person to inquire about the status of their applications.

The establishment of the VPC is intended to make these visa application and assessment procedures more efficient.

Das "Bureau of Immigration"» (BI) hat kürzlich ein Visa Processing Center (VPC) eingerichtet, das befugt ist, Anträge entgegenzunehmen, zu prüfen und Empfehlungen für die Genehmigung auszusprechen. Mit dem VPC gibt es keine Vorprüfung mehr, sondern die Anträge werden direkt nach ihrer Einreichung geprüft. Ausserdem gilt jetzt eine strikte Kontaktverbotsregelung, nach der sich Antragsteller (oder ihre Vertreter) nicht mehr persönlich nach dem Stand ihrer Anträge erkundigen dürfen.

Zuvor wurden Visumanträge bei der BI eingereicht und durchliefen mehrere Prüfungsstufen (d. h. BI-Bewerter, Visa and Permit Task Force, Rechtsabteilung), bevor sie schliesslich durch das Büro des Board of Commissioner (BOC) der BI genehmigt wurden. Vor den Änderungen wurden die Anträge bei der Einreichung vorbewertet (z. B. wurden fehlende Anforderungen von vornherein gekennzeichnet), und die Antragsteller konnten das BIBüro persönlich aufsuchen, um sich über den Status ihrer Anträge zu informieren.

Mit der Einrichtung des VPC sollen diese Verfahren zur Beantragung und Bewertung von Visa effizienter werden.

Romania: EU Blue Card updates and work permit changes

Romänien: Aktualisierungen bei der Blauen Karte EU und Änderungen den Arbeitsgenehmigungen

The Romanian government announced updates to its EU Blue Card regulations, as well as changes to work permits, including extending validity periods.

Key Points:

The European Union issued a directive in 2021 that updated the existing EU Blue Card process, and Romania's new regulations are intended to comply with that directive.

The new rules update key provisions, including:

  • Wider eligibility. Foreign nationals with eligible professional experience may now qualify for an EU Blue Card; previously, all applicants required relevant academic experience.
  • The validity period for an EU Blue Card permit increased to three years.
  • Other key updates include facilitating greater family reunification, improved long-term mobility options and increased short-term mobility options.

Additional Information:

The Romanian government recently published its annual quota for workers from outside the European Union, European Economic Area and Switzerland. Authorities issued 100,000 non-EU national work authorization quota spots for 2024 for nonEU/EEA/Swiss nationals, which is the same amount set in 2022 and 2023.

Die rumänische Regierung kündigte Aktualisierungen der EU Blue Card Regelungen sowie Änderungen bei den Arbeitsgenehmigungen an, einschließlich einer Verlängerung der Gültigkeitsdauer.

Wichtige Punkte:

Die Europäische Union hat im Jahr 2021 eine Richtlinie erlassen, die das bestehende EU-Blue-Card-Verfahren aktualisiert, und die neuen rumänischen Vorschriften sollen dieser Richtlinie entsprechen.

Die neuen Vorschriften aktualisieren die wichtigsten Bestimmungen, darunter:

  • Erweiterte Anspruchsberechtigung. Ausländische Staatsangehörige mit anrechenbarer Berufserfahrung können sich nun für eine Blaue Karte EU qualifizieren; zuvor mussten alle Antragsteller über einschlägige akademische Erfahrung verfügen.
  • Die Gültigkeitsdauer einer Blauen Karte EU wurde auf drei Jahre verlängert.
  • Zu den weiteren wichtigen Neuerungen gehören die Erleichterung der Familienzusammenführung, verbesserte Optionen für die langfristige Mobilität und mehr Optionen für die kurzfristige Mobilität.

Zusätzliche Informationen:

Die rumänische Regierung hat kürzlich ihre jährliche Quote für Arbeitnehmer aus Ländern ausserhalb der Europäischen Union, des Europäischen Wirtschaftsraums und der Schweiz veröffentlicht.

Die Behörden haben für das Jahr 2024 ein Kontingent von 100.000 Arbeitsgenehmigungsplätzen für Nicht-EU / EWR / Schweizer Staatsangehörige ausgegeben, was der glei-chen Menge entspricht, die bereits für 2022 und 2023 festgelegt wurde.

CONVINUS Webinare & Seminare mit Zertifikat für Ihren Karriere-Booster im Bereich Global Mobility

Auf folgendes können Sie sich verlassen:

  • Erstklassige Referenten
  • Topaktuelle Themen und Praxisfälle zur anschaulichen Darstellung
  • Autodidaktisch sehr gut aufbereitete und ausführliche Foliensätze
  • Flexibilität (nehmen Sie an einem xbeliebigen Ort mit Ihrem Laptop teil)
  • Geringer Zeitaufwand (Webinare 60 Minuten und Seminare 180 Minuten)
  • Günstige Massnahme zur Fortbildung

BEST PRACTICE

BUSINESS TRAVELLER IN SWITZERLAND AND THE EU

NORMAREYNOV, CONVINUS

Chapter 4 – Work Permits and Reporting Procedures

In the 2nd and 3rd parts of our series "Business trips in Switzerland and the EU", we looked at the basic principles of social security coverage (A1 certificate) and income tax liability (183-day rule and de facto employer). In this part, we will cover the key points relating to work permits and reporting obligations within the EU and Switzerland.

Work permits

Business trips to Switzerland

Within the framework of the free movement of persons, EU and EFTA nationals are generally allowed to work in Switzerland, but in most cases, they require a work permit. Depending on the specific case constellation, this may be a cross-border commuter permit, the Swiss registration procedure (up to 90 days), or the 120-day permit for business trips to Switzerland.

Individuals with a foreign employer can work in Switzerland without a permit for a total of up to 8 days per calendar year. However, if the employment contract was concluded with a Swiss employer and the person travels to Switzerland for meetings or to work, the 8-day exception does not apply, and a corresponding work permit must be obtained from the first day.

The specific regulations for work permits differ in detail not only according to the origin of the employee, the duration of the stay, and the activity in Switzerland, but also (of course) by canton.

Business trips to Switzerland

Employees with Swiss or EU/EFTA citizenship may generally work in other EU countries during their business trips without a work permit. However, the special registration regulations of the individual EU states must be observed (see below), which in some cases are in no way inferior to the complexity of work permits.

It should also be noted that employees who are third-country nationals are generally not allowed to work in other EU countries during their business trips without further formalities. If, for example, these employees are to carry out maintenance work on machinery or work on foreign construction sites, it is essential to clarify the regulations relating to the respective work permits of the country of assignment in the EU in advance.

Notification procedure

To reduce illegal labor and wage dumping, the so-called "Posted Worker Notification" was introduced within the EU. The legislation on "Posted Worker Notification" is implemented very differently depending on the country. While France and Austria (as with the A1) also impose rigorous sanctions for failure to submit the certificate, other countries are still very generous in their interpretation and link the need for notification to the company's industry sector or the employee's salary level.

In principle, companies are well advised to observe the country-specific guidelines on the "Posted Worker Notification" and to apply for the document before the employee travels abroad on business.

CONCLUSION

Business trips to Switzerland and other EU countries are and remain a complex issue. It should not be underestimated that travelers generally require a permit for short-term work in Switzerland.

Swiss companies should keep an eye on both the citizenship of their employees and the necessary reporting obligations when deploying employees in other EU countries. Non-compliance can result in considerable penalties.

It is, therefore, essential that companies seek appropriate support, inform themselves thoroughly about the applicable laws, regulations, and take appropriate measures to ensure compliance.

  • Chapter 1: General Aspects: Business Travel in Switzerland and the EU
  • Chapter 2: Social Security Aspects of International Business Travel
  • Chapter 3: Taxation Concerns for Business Travel to or from Abroad
  • Chapter 4: Work Permits and Reporting Procedures for International Business Trips
  • Chapter 5 (Monthly Special): Detailed Case Study on Business Travel from the USA to Switzerland – Social Security, Taxes, Permits

AUS DER PRAXIS

GESCHÄFTSREISEN IN DER SCHWEIZ UND IN DER EU

NORMAREYNOV, CONVINUS

Teil 4 – Arbeitsbewilligungen und Meldepflichten

Im 2. und 3. Teil unserer Serie «Geschäftsreisen in der Schweiz und in der EU» haben wir uns mit den Grundzügen zur Sozialversicherungsunterstellung (A1-Zertifikat) und der Steuerpflicht (183-TageRegelung und faktischer Arbeitgeber) beschäftigt. In diesem Teil gehen wir auf die wesentlichen Eckpunkte zu den Arbeitsbewilligungen und Meldepflichten innerhalb der EU und der Schweiz ein.

183-Tage-RegelungArbeitsbewilligungen

Geschäftsreisen in die Schweiz

Im Rahmen der Personenfreizügigkeit dürfen EU- und EFTA-Staatsangehörige zwar grundsätzlich in der Schweiz arbeiten, aber sie benötigen in den meisten Fällen eine Arbeitsgenehmigung. Je nach konkreter Fallkonstellation kann dies für (regelmässige) Geschäftsreisen in die Schweiz eine Grenzgängerbewilligung, das Schweizer Meldeverfahren (bis zu 90 Tagen) oder die 120-TagesBewilligung sein.

Personen mit ausländischem Arbeitgeber können für insgesamt bis zu 8 Tage pro Kalenderjahr bewilligungsfrei in der Schweiz arbeiten. Wenn der Arbeitsvertrag jedoch mit einem Schweizer Arbeitgeber abgeschlossen wurde und die Personen für Meetings oder auch zum Arbeiten in die Schweiz reisen, besteht die 8-tägige Ausnahme nicht und es muss ab dem 1. Tag eine entsprechende Arbeitsbewilligung ein geholt werden.

Die konkreten Vorschriften für die Arbeitsbewilligungen unterscheiden sich im Detail nicht nur nach der Herkunft der Mitarbeiter, der Dauer des Aufenthaltes sowie der Tätigkeit in der Schweiz, sondern (selbstverständlich) auch kantonal.

Geschäftsreisen ins EU-Ausland

Mitarbeiter mit Schweizer oder EU/EFTA-Staatsbürgerschaft dürfen während ihrer Geschäftsreisen grundsätzlich ohne Arbeitsbewilligung im EU-Ausland arbeiten. Hier sind jedoch die speziellen Meldevorschriften der einzelnen EU-Staaten zu beachten (siehe unten), die der Komplexität von Arbeitsbewilligungen zum Teil in nichts nachstehen.

Zu beachten ist auch, dass Mitarbeiter mit Drittstaatsangehörigkeit tendenziell nicht ohne weiteres während ihrer Geschäftsreisen im EU-Ausland arbeiten dürfen. Sollen diese Mitarbeiter beispielsweise Wartungsarbeiten an Maschinen durchführen oder werden sie auf ausländischen Baustellen, müssen im Vorhinein unbedingt die Vorschriften in Bezug auf die jeweiligen Arbeitsbewilligungen des Einsatzlandes in der EU abgeklärt werden

Meldeverfahren

Um Schwarzarbeit und Lohndumping zu reduzieren, wurde innerhalb der EU die sogenannte «Posted Worker Notification» eingeführt. Die Gesetzgebung zur «Posted Worker Notification» wird je nach Land sehr unterschiedlich umgesetzt. Während Frankreich und Österreich auch hier (wie beim A1) das Nichtvorliegen der Bescheinigung rigoros sanktionieren, sind andere Länder hier nach wie vor sehr grosszügig bei der Auslegung und knüpfen die Notwendigkeit einer Meldung an die Branchenzugehörigkeit des Unternehmens oder die Lohnhöhe des Mitarbeiters.

Grundsätzlich sind Unternehmen gut beraten, die länderspezifischen Richtlinien zur «Posted Worker Notification» zu beachten und das Dokument vor der Geschäftsreise des Mitarbeiters ins Ausland zu beantragen.

FAZIT

Geschäftsreisen in die Schweiz und ins EU-Ausland sind und bleiben ein komplexes Thema. Hierbei sollte nicht unterschätzt werden, dass Reisende grundsätzlich eine Genehmigung für die kurzfristige Tätigkeit in der Schweiz benötigen.

Schweizer Unternehmen sollten beim Einsatz von Mitarbeitern im EU-Ausland sowohl die Staatsbürgerschaft ihrer Mitarbeiter als auch die notwendigen Meldepflichten im Auge behalten. Nicht-Compliance kann erhebliche Strafen nach sich ziehen.

Daher ist es unerlässlich, dass Unternehmen sich mit geeigneter Unterstützung gründlich über die geltenden Gesetze und Bestimmungen informieren und entsprechende Massnahmen ergreifen, um die Einhaltung sicherzustellen.

  • Teil 1: Allgemeine Aspekte: Geschäftsreisen in der Schweiz und der EU
  • Teil 2: Sozialversicherungen bei internationalen Geschäftsreisen
  • Teil 3: Steuern bei Geschäftsreisen in das Ausland oder aus dem Ausland
  • Teil 4: Arbeitsbewilligungen und Meldeverfahren für internationale Dienstreisen
  • Teil 5 (Monthly Special): Detaillierter Praxisfall bei Geschäftsreisen aus den USA in die Schweiz – Sozialversicherungen, Steuern, Bewilligungen

Chapter 5 - Monthly Special - Detailed practical case for business trips from the USA to Switzerland - social security, taxes, work permits

In chapters 1-4 of our series “Business trips to Switzerland and the EU”, we provided an overview of the most important aspects of international social security, taxes, work permits and reporting obligations.

In the following 5th chapter, we will have a closer look at the administrative particularities of a business trip from the USA to Switzerland, using a practical example. Here, too, we focus on the key points of “taxes, social security and work permits”, which must be checked (at least briefly) for almost every international business trip.

Example

The Swiss headquarters has a subsidiary in the USA. The CFO for the group of companies lives and works mainly in the USA. He has an employment contract with the US company.

Due to his overall responsibility for the group of companies, the CFO regularly comes to Switzerland for meetings and to carry out part of his work there. The CFO's presence in Switzerland varies between 0 and 8 days per month. The rest of the time, the employee can either work from his home office in the US or from the office in Boston, MA (USA).

Question

  • What needs to be considered when the CFO travels to Switzerland on business regarding social security, taxes and work permits?

Social security coverage (Certificate of Coverage)

Due to their place of residence and work in the USA, employees are generally subject to US social security contributions. To avoid triggering a social security obligation in Switzerland for the Swiss working days, it is advisable to obtain the so-called "Certificate of Coverage (CoC)" in the USA. The CoC is the equivalent of the A1, which is used for business trips in the EU/EFTA. It certifies that the employee continues to be insured under the US social security system during the business trip to Switzerland and is exempt from Swiss social security contributions.

However, to obtain the Certificate of Coverage from the USA, patience is required above all (in addition to the correct application). Once the application has been submitted, it can take a solid 5-8 months for the certificate to be issued and then sent by post to a US address.

Income Taxes (183-day rule and de facto employer)

If the employee is present in Switzerland for a maximum of 8 days per month, i.e. a maximum of 96 days per year, it is easy to jump to the conclusion that the 183-day rule does not trigger any tax liability in Switzerland. However, this is too short-sighted, as the other two aspects of the 183-day rule must also be taken into account. In simple terms, these are: no assumption of costs in Switzerland or no transfer of costs to Switzerland and no payment of salary in Switzerland.

However, even if all three points of the 183-day rule are fulfilled, in the present case of the CFO with overall responsibility for the Swiss group of companies, we have to deal with the construct of the de facto employer.

This states that an employer in Switzerland is to be assumed if the service provided constitutes an integral part of the business activities of the Swiss company. In other words, a de facto employer exists if, among other things, the activity of the employee from abroad is extremely important for the Swiss company.

Due to the activities of the US American CFO for the entire group of companies, it must be assumed that there is a de facto employer in Switzerland. This also means that the employee is subject to withholding tax in Switzerland for each Swiss working day, and the Swiss working days must be calculated to the exact day.

The 183-day rule no longer applies in the case of the CFO, as his activities are of significant importance to the Swiss organization, and it can be assumed that he makes far-reaching and significant decisions for the group of companies.

Work Permits

The CFO from the U.S. requires a work permit to work in Switzerland. Due to his decision-making powers and frequent stays in Switzerland, it cannot be argued that he is “only” in Switzerland for meetings.

The simplest solution is, therefore, to obtain a 120-day permit for the CFO. Here, the further restriction that he also requires a Schengen visa in connection with the 120-day permit must be taken into account. This ultimately allows him to stay in the Schengen area (including Switzerland) for up to 90 days within 180 days and up to 120 working days in Switzerland in a 12-month period.

Payroll

The main payroll, including salary payments, is managed by the CFO in the USA. Due to the Swiss working days, a so-called “shadow payroll” must be maintained in Switzerland for the calculation of Swiss withholding tax. This is then used to calculate the Swiss taxes and paid by the Swiss company to the relevant withholding tax office. Payment of remuneration does not take place in Switzerland.

Conclusion

For business trips from the USA to Switzerland, a number of administrative aspects must be taken into account, depending on the employee's specific situation. While occasional, short business trips by employees without far-reaching decision-making powers are not particularly complex, several additional aspects must be taken into account for higher-ranking employees in management positions.

Not only must a work permit be obtained on a regular basis, but also the “Certificate of Coverage” for the social security subordination. It is also essential to keep a travel calendar in order to be able to correctly account for and pay Swiss withholding tax as part of a shadow payroll.

Companies are, therefore, well advised to deal with the various administrative aspects of business trips from abroad to Switzerland and to seek appropriate support for the administrative points that they cannot or do not wish to handle themselves.

Teil 5 – Monthly Special – Detaillierter Praxisfall bei Geschäftsreisen aus den USA in die Schweiz – Sozialversicherungen, Steuern, Arbeitsbewilligungen

In den Teilen 1-4 unserer Reihe «Geschäftsreisen in die Schweiz und in der EU» haben wir uns einen Überblick über die wichtigsten Aspekte zu internationalen Sozialversicherungen, Steuern, Arbeitsbewilligungen und Meldepflichten verschafft.

Im nun folgenden 5. Teil gehen wir mit einem Praxisbeispiel konkret auf die administrativen Besonderheiten bei einer Geschäftsreise aus den USA in die Schweiz ein. Auch hier orientieren wir uns wieder an den Eckpunkten «Steuern, Sozialversicherungen und Arbeitsbewilligungen», die bei nahezu jedem Auslandseinsatz (zumindest kurz) geprüft werden müssen.

Beispiel

Das Schweizer Mutterhaus unterhält eine Tochtergesellschaft in den USA. Der CFO für die Unternehmensgruppe lebt und arbeitet hauptsächlich in den USA. Er hat einen Anstellungsvertrag mit der US-amerikanischen Tochtergesellschaft.

Aufgrund seiner Gesamtverantwortung für die Unternehmensgruppe kommt der CFO regelmässig in die Schweiz für Besprechungen und um dort einen Teil seiner Arbeit nachzugehen. Die Anwesenheit des CFO in der Schweiz variiert dabei zwischen 0 und 8 Tagen pro Monat. Die restliche Tätigkeit kann der Mitarbeiter entweder im US-amerikanischen Homeoffice oder im Büro in Boston, MA (USA) vornehmen.

Fragestellung

  • Was muss bei den Geschäftsreisen des CFO in die Schweiz in Bezug auf die Sozialversicherungen, Steuern und Arbeitsbewilligungen beachtet werden?

Sozialversicherungsrechtliche Unterstellung (Certificate of Coverage)

Der Mitarbeiter unterliegt aufgrund des Wohn- und Arbeitsortes in den USA grundsätzlich den USamerikanischen Sozialversicherungen. Damit für die Schweizer Arbeitstage keine Sozialversicherungspflicht in der Schweiz ausgelöst wird, empfiehlt es sich, das sogenannte «Certificate of Coverage (CoC) » in den USA einzuholen.

Das CoC ist das Äquivalent zum A1, das bei Dienstreisen in der EU/EFTA genutzt wird. Es bescheinigt, dass der Mitarbeiter während des Business Trips in die Schweiz weiterhin im US-amerikanischen Sozialversicherungssystem versichert ist und von den Schweizer Sozialversicherungen befreit ist.

Um das Certificate of Coverage aus den USA zu erhalten, braucht es (neben der richtigen Beantragung) allerdings vor allem Geduld. Nach der Antragsstellung kann es gut und gerne 5-8 Monate dauern, bis die Bescheinigung ausgestellt wird und dann auf dem Postweg an eine USAdresse zugestellt wird.

Steuern (183-Tage-Regelung und faktischer Arbeitgeber)

Wenn der Mitarbeiter maximal 8 Tage pro Monat in der Schweiz anwesend ist, d.h. maximal 96 Tage pro Jahr, lässt sich schnell der unbedarfte Schluss ziehen, dass aufgrund der 183-Tage-Regelung keine Steuerpflicht in der Schweiz ausgelöst wird. Dies ist jedoch zu kurz gegriffen, denn auch die anderen beiden Teilaspekte der 183-Tage-Regelung müssen beachtet werden. Diese sind vereinfacht ausgedrückt: Keine Kostenübernahme in der Schweiz bzw. keine Kostenweiterbelastung in der Schweiz und keine Gehaltsauszahlung in der Schweiz.

Aber auch wenn alle 3 Punkte der 183-Tage-Regelung erfüllt sind, müssen wir uns im hier vorliegenden Fall des CFO mit Gesamtverantwortung für die Schweizer Unternehmensgruppe, mit dem Konstrukt des faktischen Arbeitgebers auseinandersetzen.

Dieses besagt, dass ein Arbeitgeber in der Schweiz anzunehmen ist, wenn die erbrachte Leistung einen integralen Bestandteil der Geschäftstätigkeit der schweizerischen Unternehmung darstellt. Mit anderen Worten, es liegt u. a. ein faktischer Arbeitgeber vor, wenn die Tätigkeit des Mitarbeiters aus dem Ausland für das Schweizer Unternehmen äusserst wichtig ist.

Aufgrund der Tätigkeit des amerikanischen CFO für die gesamte Unternehmensgruppe muss davon ausgegangen werden, dass ein faktischer Arbeitgeber in der Schweiz vorliegt. Das bedeutet auch, dass der Mitarbeiter für jeden Schweizer Arbeitstag in der Schweiz quellensteuerpflichtig wird und die Schweizer Arbeitstage auf den Tag genau abgerechnet werden müssen.

Die 183-Tage-Regelung findet im Fall des CFO keine Anwendung mehr, da seine Tätigkeit für die Schweizer Organisation von wesentlicher Bedeutung ist und davon auszugehen ist, dass er für die Unternehmensgruppe weitreichende und bedeutende Entscheidungen trifft.

Arbeitsbewilligung

Der US-amerikanische CFO benötigt für die Arbeitstätigkeit in der Schweiz eine Arbeitsbewilligung. Es kann sich aufgrund der Entscheidungsbefugnisse und häufigen Aufenthalte in der Schweiz nicht darauf berufen werden, dass er sich «nur» für Besprechungen in der Schweiz aufhält.

Die einfachste Lösung ist daher das Einholen einer 120-Tages-Bewilligung für den CFO. Hierbei ist die weitere Restriktion zu beachten, dass er in Zusammenhang mit der 120-Tages-Bewilligung auch ein Schengen-Visum benötigt. Dies erlaubt ihm letztendlich den Aufenthalt im Schengen-Raum (inklusive Schweiz) von bis zu 90 Tagen innerhalb 180 Tagen und bis zu 120 Arbeitstagen in der Schweiz in einem 12-Monats-Zeitraum.

Payroll

Die Haupt-Payroll inklusive der Gehaltsauszahlungen wird für den CFO in den USA geführt. Aufgrund der Schweizer Arbeitstage muss für die Berechnung der Schweizer Quellensteuern in der Schweiz noch eine sogenannte «Shadow-Payroll» geführt werden. Mit dieser werden dann die Schweizer Steuern berechnet und vom Schweizer Unternehmen an das zuständige Quellensteueramt abgeführt. Eine Auszahlung von Vergütungen erfolgt nicht in der Schweiz.

Fazit

Bei Geschäftsreisen aus den USA in die Schweiz muss je nach konkreter Situation des Mitarbeiters eine Reihe von administrativen Aspekten beachtet werden. Während vereinzelte, kurze Geschäftsreisen von Mitarbeitern ohne weitreichende Entscheidungskompetenzen nicht sonderlich aufwendig sind, sind bei ranghöheren Mitarbeitern in Kaderpositionen eine Reihe von zusätzlichen Aspekten zu beachten. Hier muss nicht nur regelmässig eine Arbeitsbewilligung eingeholt werden, sondern auch das „Certificate of Coverage“ für die Sozialversicherungsunterstellung. Zudem ist das Führen eines Reisekalenders unerlässlich, um die Schweizer Quellensteuern im Rahmen einer Shadow-Payroll richtig abrechnen und abführen zu können.

Unternehmen sind daher gut beraten, sich mit den vielfältigen administrativen Aspekten bei Geschäftsreisen aus dem Ausland in die Schweiz auseinanderzusetzen und sich geeignete Unterstützung bei den administrativen Punkten zu holen, die sie nicht selbst handhaben können oder wollen.

The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.