Da die neuen EU-Gesetze zum Schutz von Hinweisgebern Zehntausende von Unternehmen verpflichten, zum ersten Mal Meldekanäle einzurichten, fragen Sie sich vielleicht, warum Whistleblowing überhaupt nötig ist? Welchen Wert kann es für Ihr Unternehmen bedeuten? Als Antwort auf diese und viele weiteren Fragen haben wir ein neues Whistleblowing-Handbuch verfasst, um Unternehmen zu unterstützen, bei der Implementierung gleich alles richtig zu machen.
Dieser Artikel ist der dritte in einer Reihe von Blogartikeln diesen Sommer, in denen wir Auszüge aus dem neuen Handbuch The ABC guide for establishing a whistleblowing solution that increases customer and employee satisfaction veröffentlichen. Das Handbuch behandelt die Themen Datensicherheit, Ressourcen, Förderung von Meldungen, rechtliche Aspekte, Kultur und vieles mehr.
Warum Whistleblowing? Gefahr erkannt, Gefahr gebannt
Warum ist es wichtig, dass eine Unternehmensleitung einen soliden, vertrauenswürdigen Whistleblowing-Kanal einrichtet? Warum sollten Vorstandsmitglieder einen solchen Kanal für das Unternehmen fordern? Drehen wir das Szenario doch einmal um. Was passiert, wenn Whistleblowing nicht begrüßt wird, wenn keine offene Kultur gefördert wird, wenn Mitarbeiter Angst davor haben, die Unternehmensleitung über beobachtetes Fehlverhalten oder einen starken Verdacht zu informieren?
In diesem Szenario erfahren das Managementteam oder die Unternehmensleitung erst dann, was los ist, wenn es schon zu spät ist. Dann kann es passieren, dass nicht mehr viel zu retten ist: Kunden verlassen das Unternehmen, die Aktienpreise fallen oder ein Produkt versagt, was zu gesundheitsgefährdenden Folgen führt. Eine Whistleblowing-Lösung kann den Unterschied ausmachen zwischen rechtzeitig herausfinden oder zu spät.
Warum Whistleblowing? Fehlverhalten verhindern
Fortschrittlich denkende Unternehmenslenker, die Unternehmensethik ernst nehmen, wissen es längst. Sie haben einen soliden Verhaltenskodex aufgestellt, der gut kommuniziert wird und dem vertraut wird. Darüber hinaus können sie auch auf Tools, digitale Lösungen und andere Mechanismen verweisen, die ihren Verhaltenskodex unterstützen, ihren Mitarbeitern eine Stimme verleihen und ihre Marke als verantwortungsbewusster Arbeitgeber schützen, zum Beispiel ein sicheres Online-Whistleblowing-System.
Kein Unternehmensleiter möchte negative Nachrichten über sein Unternehmen über die Medien oder andere externe Quellen erfahren. Entsprechend sollten Management und Unternehmensführung alles daransetzen, sicherzustellen, dass sie frühzeitig von Problemen erfahren. Dazu gehört auch, Mitarbeiter zu ermutigen, über interne Kanäle Meldung zu erstatten. Dies ist die zentrale Prämisse des Whistleblowings: zu verhindern, dass Missstände überhaupt auftreten.
Jedes Jahr führt WhistleB eine Kundenumfrage durch, um herauszufinden, wie Kunden ihr Whistleblowing-System nutzen und welche Vorteile sie daraus ziehen. Aus dieser Umfrage haben wir erfahren, dass Unternehmensleiter davon ausgehen, dass die bloße Existenz einer Whistleblowing-Lösung von vornherein einiges Fehlverhalten verhindert. Die Bereitstellung eines sicheren Meldekanals für Ihre Mitarbeiter und sonstige Stakeholder ist ein Beleg für Ihr Engagement für richtiges Verhalten und Handeln nach guten, ethischen Geschäftsgrundsätzen. Außerdem zeigen Sie so, dass Sie bereit sind zu handeln, sobald Unregelmäßigkeiten oder Abweichungen von unternehmensspezifischen Verhaltenskodizes aufgedeckt werden. Die präventive Wirkung der Whistleblowing-Lösung steht immer weit oben auf der Liste der Vorteile laut unserer Kundenumfrage. Hier sind einige Beispiele für Aussagen von WhistleB-Kunden:
Was sind die Hauptvorteile Ihres Systems?
Ich konnte das Mobbing gegenüber zwei Mitarbeitern verhindern."
Präventiv vorgehen, Vertrauen schaffen, fördert die Unternehmenskultur durch praktische Umsetzung der Werte."
Von Tatsachen erfahren, von denen wir sonst nichts wüssten."
Grauzonen ermitteln, die einer Klärung bedürfen. Künftige Maßnahmen zur Vorbeugung von Fehlverhalten."
Durch die Untersuchung haben wir unsere interne Kontrolle verbessert und weitere Verluste verhindert."
Die bloße Tatsache, dass Sie Ihr Whistleblowing-System bekanntgeben und Mitarbeiter bestärken, dieses im Bedarfsfall zu nutzen, kann dazu beitragen, verantwortungsbewusste und engagierte Mitarbeiter anzuwerben und zu halten. Verantwortungsbewusste Mitarbeiter sind natürlich die beste Vorbeugemaßnahme.
Warum Whistleblowing? Unternehmensrisiko mindern
Bei der Riskominderung zählt jede Minute. Trotz der vorbeugenden Wirkung von Whistleblowing-Lösungen lässt sich nicht vermeiden, dass Personen, die unbedingt gegen Regeln verstoßen wollen, dies auch tun. Wenn das passiert, gilt: Je früher Sie als Unternehmensleiter von dem Fehlverhalten erfahren, desto schneller können Sie handeln, um den Schaden zu begrenzen.
In diesem Szenario wird die Whistleblowing-Lösung zu einem Kanal, über den Unregelmäßigkeiten frühzeitig aufgedeckt werden. Mitarbeiter sind für gewöhnlich näher am fraglichen Geschehen dran, sie hören davon, beobachten oder schöpfen Verdacht, bevor die Angelegenheit eine Eigendynamik entwickelt. Und sie haben eine viel größere Chance, Beweismaterial während, statt nach der Tat zu sammeln. Sobald jemand einen Verdacht hegt, muss die Whistleblowing-Lösung rasch zur Verfügung stehen, um sicherzustellen, dass diese Person einen sicheren und leicht zugänglichen Meldekanal hat, um Ihnen ihre Bedenken zu melden. Der Meldeweg für den Mitarbeiter muss schnell und sicher sein und auch die Möglichkeit der Anonymität bieten.
Zwar liegt es in der Verantwortung des Hinweisgebers, eine Meldung abzugeben, Sie sind jedoch dafür verantwortlich, diese Meldung einfach und sicher zu gestalten. Damit optimieren Sie Ihren Handlungsspielraum, den Schaden für die Mitarbeiter, Marke oder Finanzen des Unternehmens zügig zu begrenzen. Die Art von Informationen, die ein Hinweisgeber zutage bringen kann, sind für Führungskräfte eventuell kaum zugänglich. Die Förderung von Meldungen durch Hinweisgeber erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass diese Informationen ans Licht kommen. Die Unternehmensleitung ist wiederum in der Lage, das entsprechende Fehlverhalten schneller zu unterbinden und damit die potenziellen Verluste zu verringern.
Warum Whistleblowing? Marke Ihres Unternehmens aufwerten
So wichtig die Verhütung von Fehlverhalten und Risikominderung sind – Whistleblowing kann noch mehr. Unseres Erachtens wertet ein Whistleblowing-System die Marke auf und ist ein Weg, um das Nachhaltigkeitsprofil des Unternehmens zu stärken und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Eine Whistleblowing-Lösung zeigt Ihren Willen zu einer guten Geschäftsführung und Ihre Bereitschaft, Fehlverhalten zu unterbinden.
Der Wettbewerb um die besten Arbeitskräfte ist hart, und heutzutage wählen jüngere Menschen eher einen Arbeitgeber, dessen Werte mit ihren übereinstimmt. Außerdem stellen wir fest, dass die bestehenden Mitarbeiter loyaler sind, wenn sie das Gefühl haben, dass sie in Unternehmen arbeiten, in denen sie sich gut aufgehoben fühlen und Ethik nicht nur ein Wort ist. Sensibilisierte Arbeitnehmer melden sich zu Wort – und was sie wollen, sind ethische Geschäftspraktiken.
Hier sind einige Beispiele aus unseren Kundenumfragen für Aussagen von WhistleB-Kunden über die Aufwertung ihrer Unternehmensmarke durch ein Whistleblowing-System:
Was sind die Hauptvorteile Ihres Systems?
Vertrauen in unser Handeln und in uns schaffen."
Vertrauen innerhalb und außerhalb unseres Unternehmens schaffen."
Dies ist ein gutes Tool, um eine gute Unternehmenskultur zu fördern, in der die Menschen sehen, dass ihre Stimme gehört wird und entsprechend Maßnahmen ergriffen werden."
Die Implementierung einer Whistleblowing-Lösung sollte ein einfacher Schritt für ein verantwortungsbewusstes Unternehmen sein, der gleichwohl zum großen Ganzen beiträgt. Fatale Folgen können so leicht vermieden werden, wenn die Mittel vorhanden sind, um Unternehmensleitung und Vorstandsmitglieder vorzeitig zu warnen. Deshalb sind Whistleblowing-Lösungen von unschätzbarem Wert.
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