Bu yazımızda veri sorumlusu sıfatını haiz bir Şirket yöneticisi, çalışanı veya söz konusu Şirket nezdinde kişisel veri işleme faaliyeti gerçekleştiren herhangi bir kişiyseniz; bu işleme süreçlerinde "aleni veri" kullanıyor olmanız halinde, aleni verilerin işlenmesi sırasında dikkat edilmesi gereken hususlara yer vermeye çalıştık. Aşağıda yer alan açıklamalar veri koruma hukuku ve özellikle 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("Kanun") esas alınarak yapılmıştır.

I. ALENİ VERİLERİN İŞLENMESİ

Aleni Veri İşliyor Muyum?

Bu soruya cevap vermek için öncelikle aleni veri kavramının ne anlama geldiğini inceleyelim. Aleni veri Kanun tasarısı gerekçesinde "ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilen bir başka ifadeyle herhangi bir şekilde kamuya açıklanmış olan" şeklinde açıklanmıştır. Burada dikkat edilmesi gereken "kamuya açıklanmış olmak" hususu her ne kadar çoğunlukla çok fazla sayıda kişinin bilmesini beraberinde getirse de bu her zaman böyle olmayabilir. Burada esas alınacak olan husus, aleni verinin sahibi olan ilgili kişinin iradesidir.

Örneğin, çok fazla sayıda çalışanın olduğu bir şirket mail grubunda yer alan kişisel veriler çok kişiye ulaşsa da çoğunlukla aleni veri kapsamında değerlendirilmeyecektir. Bununla birlikte şirket sitesinde yer alan iletişim adresi, işyeri tabelasında yer alan bir telefon numarası kamuya açıklanma amacı güdüldüğü için aleni veridir.

Dolayısıyla işlemekte olduğunuz bir kişisel verinin aleni veri olup olmadığı sorusuna cevap verebilmek için düşünülmesi gereken "bu veri kamuya açıklanmış olan bir veri midir" sorusunun cevabıdır. Dikkat edilmesi gereken bir diğer önemli nokta, burada söz konusu olan kamuya açıklanmış olan her veri; ilgili kişinin kendisi tarafından kamuya açıklanmış olan veridir.

Bu iki hususu beraber değerlendirdiğimizde elimizdeki veri eğer "ilgili kişi tarafından kamuya açıklama iradesiyle alenileştirilmişse" aleni veridir ve burada yer alan açıklamaların konusunu oluşturur.

Aleni Veri İşlerken Kanun'a Tabi Miyiz?

Aleni verilerin işlenmesi Kanun kapsamındadır ve dolayısıyla bu verileri işlerken Kanun'un getirdiği yükümlülüklere uymak zorunludur. Bu noktada yalnızca "kısmi istisna" hali dediğimiz aydınlatma yükümlülüğü, ilgili kişinin hakları ve VERBİS'e kayıt yükümlülükleri olmak üzere belli yükümlülüklerden muafiyet söz konusudur.

Öte yandan kişisel verinin "kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması" Kanundaki işlenme şartlarından biri olarak düzenlenmiştir. Dolayısıyla aleni bir verinin işlenmesi halinde açık rıza alınmamalıdır.

Bu nedenlerle aleni verilerin işlenmesinin Kanun kapsamında olmadığı yanlış bir algıdan ibarettir.

Bununla birlikte yukarıda belirtilen yükümlülükler dışında Kanun'un ilke ve prensipleri ile getirdiği diğer yükümlülüklere uyma zorunluluğu devam eder.

Aleni Verileri Kanun'a Uygun Olarak İşlemeliyiz. Peki Bunu Nasıl Yapacağız?

Aleni verileri Kanun'a uyumlu olarak işlemeniz gerektiğinde herhangi bir tereddüt yoktur. Öyleyse açıklığa kavuşturulması gereken bir diğer husus, bu verileri Kanun'a uygun olarak işlemiş olmak için nasıl hareket edilmesi gerektiğidir.

II. ALENİ VERİLERİN İŞLENMESİNDE UYULMASI GEREKEN KURALLAR

Aleni bir kişisel veri işleme sırasında, örneğin herhangi bir şirket, şirket yetkilisi veya çalışanı ile tanıtım, satış veya pazarlama gibi iletişim ve etkileşime geçme amacıyla aleni haldeki bir veriyi işlemek istiyorsanız, aynı zamanda Kanun'a uyumlu olarak hareket etmek için sırasıyla aşağıdaki kurallara uymaya özen göstermenizi tavsiye ederiz:

A. İletişime geçmek istediğiniz şirketin kendi web sitesinde yer alan verinin kullanılması halinde;

Kanun'un belirli yükümlülükler bakımından muafiyet sağladığı ve açık rıza alınmaksızın işleme şartları arasına aldığı durumun "kişinin kendisi tarafından" alenileştirmiş olduğu verilerin olduğu unutulmamalıdır. Şirketin kendi web sitesinde yer alan verilerin şirket yetkililerinin kendileri tarafından alenileştirilmiş olduğu güçlü bir varsayım olabilir. Dolayısıyla ilk seçenek olarak her zaman iletişime geçmek istediğiniz şirketin kendi web sitesinde yer alan iletişim bilgilerini kullanmanızı; toplu şirket iletişim adresleri veri tabanı sağlayan web siteleri, platform ve hizmetlerden mümkün olduğunca kaçınmanızı öneririz.

Aşağıdaki seçenekler tercih sırasına göre derecelendirilmiştir. İlk seçenek en uygun ve güvenli metot, son seçenek ise en riskli metottur.

İletişim Seçenekleri:

  • Info uzantılı adrese mail atılması

Her şeyden önce iletişime geçmek istediğiniz şirketin kendi web sitesinde yer alan info uzantılı adresine mail atmayı deneyin. Böylece kişisel veri işlemeden iletişime geçmiş olacaksınız.

  • Sabit hatlı telefon numarasının aranması

Şirketin iletişim bilgilerini görüntülediğinizde, sabit hatlı telefon numarası varsa, öncelikle bu numarayı arayarak iletişime geçin.

  • Şirkette konuyla ilgilenen kişiyle görüşülmesi

Şirketin sabit hattını aradığınızda, arama nedeninizle ilgilenecek olan kişi veya departman ile görüşün. Bu çoğunlukla satın alma departmanı olacaktır.

  • Mobil numaranın ikincil seçenek olarak kullanılması

Şirketin kendi web sitesinde yer alan sabit hatlı bir telefon numarasının bulunmaması veya bu numaranın artık kullanılmıyor olması halinde, ikinci bir seçenek olarak web sitesinde yer alan mobil numarayı arayarak iletişime geçmeyi deneyebilirsiniz.

İletişime geçtikten sonra aşağıdaki hususlara dikkat etmeyi atlamayınız:

  • İlk soru olarak konuyla ilgilenip ilgilenilmediğinin sorulması

İletişime geçtiğiniz şirket yetkilisi, çalışanı, satış departmanı çalışanı şeklinde her kim olursa olsun, öncelikle arama nedeninizi söyleyerek konuyla ilgilenip ilgilenmediklerini sormanız faydalı olacaktır. Böylece konuşmakta olduğunuz kişinin ad – soyadı gibi kişisel verisini almadan görüşmeyi sonlandırmış olacaksınız.

  • İlgilenmeyen kişiye ait verinin silinmesi

Konuyla ilgilenilmediğine dair bir cevap aldığınızda, aradığınız numarayı kendi veri tabanınızdan silmelisiniz.

B. İletişime geçmek istediğiniz şirketin kendi web sitesi dışındaki bir internet sitesinde yer alan verinin kullanılması halinde;

Şirketin kendi web sitesi olmaması veya burada yer alan bilgilerin güncel olmaması gibi durumlarla karşılaştığınızda, başka internet adreslerinde yer alan verileri aşağıda yer alan adımlara uygun olarak kullanabileceğinize rağmen bu seçeneğin her zaman için daha riskli olduğu unutulmamalısınız ve mümkünse bu tip veri tabanlarından kaçınmalısınız. Zira bu durumda verinin kişinin "kendisi" tarafından alenileştirilip alenileştirilmediğinden emin olmanız çok zordur.

  • Yukarıda yer verilen adımlar şirketin kendi sitesi dışındaki bir yerden alınan iletişim bilgileri için de geçerliliğini devam ettirir. Buna göre öncelikle info uzantılı mail adresi ile sabit hatlı telefon numarasını kullanarak konuyla ilgilenen kişiyle iletişime geçmeyi denemelisiniz.
  • Buna karşın, şirketin kendi web sitesi dışındaki bir adresten edindiğiniz ve şirkete ait mobil numarası olduğunu düşündüğünüz mobil bir numarayı aramaktan mümkün olduğunca kaçınmalısınız. Zira bu mobil numara gerçek bir kişiye ait olabilir, doğrudan bir şirket çalışanını işaret edebilir veya kişinin kendisi tarafından alenileştirilmemiş olabilir; böyle bir durumda Kanun'a aykırı bir kişisel veri işleme faaliyeti gerçekleştiriyor olabilirsiniz.

Yüksek risk barındıran bu seçeneği kullanmayı tercih ederseniz, yine ilk soru olarak arama nedeninizi söyleyerek bu konuyla ilgilenip ilgilenilmediğini yöneltmelisiniz. Olumsuz bir cevap aldığınızda söz konusu numarayı silerek kendi veri tabanınızdan yok etmelisiniz.

C. İletişime geçmek istediğiniz şirkete ait aleni bir veriyi işleme sırasında her durumda dikkat edilmesi gereken hususlar;

  • Verinin, alenileştirme amacına uygulan olarak kullanılması

Aleni bir kişisel veriyi her nereden elde etmiş olursanız olun, veriyi alenileştirme amacı dışında başkaca bir amaç doğrultusunda kullanmanız halinde Kanun'a aykırı bir kullanım söz konusu olacaktır. En az riskli olan amaç, ilgili kişinin mesleki yetkinliğinden faydalanmak veya mesleki bir faaliyeti ile ilişkili bir amaç doğrultusunda iletişimde bulunmaktır. Kişinin kendi mesleki faaliyeti ile ilgili olmayan amaçlar, çoğunlukla kişinin istek ve iradesi dışında bir işleme olacaktır, bu da yüksek bir risk demektir. Telefon numarasını aleni hale getiren bir doktoru sağlık muayenesi veya tıbbi bir görüş için aramanız veya işyerinizdeki yıllık klima bakımını gerçekleştirmek için telefonunu alenileştirmiş bir klima teknisyenini aramanız bu durumlara örnek gösterilebilir.

  • İlk etapta hiçbir şekilde satış veya pazarlama amaçlı bir iletişim kurulmaması

Elinizdeki veri aleni bir veri olsa ve alenileştirme amacı da sizin aramakta olduğunuz amaç olduğundan emin olsanız dahi ilk etapta satış veya pazarlama amaçlı bir iletişim kurmaktan çekinmelisiniz; çünkü böyle bir durumda elektronik ticari ileti mevzuatı da devreye girecektir ve büyük ihtimalle kişinin alenileştirme amacı kendisi ile satış ve pazarlama amaçlı iletişime geçilmesi değildir. Alenileştirme amacı, sizin pazarlama amaçlı iletişiminizle örtüşmediği takdirde karşınızdaki kişinin tacir veya esnaf olması veya elektronik ticari ileti mevzuatı kapsamındaki diğer istisnalara tabi olması sonucu değiştirmeyecektir. Zira bu durumda amaç uyumsuzluğu nedeniyle aleniyet işlenme şartından yararlanılamayacağı gibi yüksek ihtimalle meşru menfaat dahil diğer işlenme şartlarından da yararlanılamayacaktır. Kanun'a aykırı bir işleme faaliyeti söz konusu olduğu takdirde de elektronik ticari ileti mevzuatındaki istisnalardan yararlanılamaz.

Bu sebeple görüşme sağladığınız kişiye her şeyden önce arama amacınızı söylemelisiniz ve bu amaçla ilgilenip ilgilenmediğini sormalısınız. Kişi herhangi bir sebepten dolayı ilgilenmek istemiyor olabilir. Böyle bir durumda iletişimi derhal sonlandırmanız gerekmesinin de ötesinde kişi, ilgileniyor olsa dahi daha sonra satış veya pazarlama içerikli iletişim kurmanız veya ileti göndermek istediğiniz takdirde için açık rıza ve elektronik ticari ileti onayı almanız gerekecektir. Kişi, ancak kendisine satış ve pazarlama amacıyla ileti gönderilmesine rıza verdiği takdirde bu aşamaya geçebilirsiniz.

Yine de, kişiyi ilk arama amacınız pazarlama değil karşıdaki kişinin aleniyet amacına uygun bir aramaysa, kişi ile Kanun'a ve kişinin aleniyet amacına uygun şekilde iletişim kurmaya devam ettiğiniz sürece elektronik ticari ileti mevzuatındaki istisnalardan yararlanabilirsiniz.

  • Şirket bünyesinde görüşme sağlanan kişinin arama amacıyla ilgilenecek olan kişi olduğundan emin olunması

İletişime geçmek istediğiniz bir şirket bünyesinde görüşme sağladığınız kişi veya departman mutlak surette arama amacınızla ilgili olan taraf olmalıdır. Örneğin, satış yapma amacıyla iletişime geçmek istediğiniz bir şirkette IT departmanında faaliyet gösteren bir çalışanla iletişime geçmeniz hukuka uygun olmayacaktır. Bunun yerine satış ve pazarlama departmanıyla görüşme sağlamalısınız.

  • Görüşme sağladığınız kişiden başkaca herhangi bir kişisel veri alınmamasına özen gösterilmesi

Bir şirketle iletişime geçebilir ve hatta arama amacınızla ilgilenildiği cevabını da alabilirsiniz. Görüşme sağladığınız kişiden bir başka yetkili veya çalışanın iletişim bilgisini talep edebilir veya bu kişi daha detaylı bir bilgi almanız gibi bir amaç için size şirket bünyesinde faaliyet gösteren başkaca bir kişinin kişisel verisini sağlama teklifinde bulunabilir.

Şirkette iletişim kurduğunuz kişinin size ek bir kişisel veri aktarımında bulunmadan, doğrudan ilgili veya ilgili olduğunu düşündüğü kişiye veya departmana yönlendirmesi veya konuyla ilgili kişinin dahili numarasını vermesi gibi durumlar meşru menfaat olarak değerlendirilebileceğinden hukuka uygun bir işleme faaliyeti olarak düşünülebilir.

Fakat bunun yerine görüşme sağladığınız kişinin, üçüncü bir kişinin bağımsız bir iletişim verisini vermeyi teklif etmesi halinde bu teklifi kabul edip etmeme noktasında özen göstermelisiniz, hatta kabul etmekten mümkün olduğunca kaçınmalısınız; çünkü kişisel verisini almak üzere olduğunuz kişi, bu veriyi alenileştirmemiş olabilir, kişisel verisini nasıl elde ettiğinizi sorabilir ve verisinin işlenmesi veya üçüncü kişilere verilmesi için rıza göstermemiş olabilir. Böyle bir durumda, hukuka aykırı bir işleme söz konusu olabilecektir. Böyle bir durumla karşı karşıya kaldığınızda doğrudan kişinin kayıtlarınızdaki kişisel verisini imha etmeniz ve numarayı kimden elde ettiğiniz gibi talep ettikleri bilgileri sağlamanız gerekecektir.,

  • Olumsuz bir cevap alınması halinde ilgili kişisel verinin derhal imha edilmesi

Aleni bir kişisel veriyi yukarıda verilen ilke ve prensiplere uygun olarak kullanarak işlediniz ancak görüşme sağladığınız kişi konuyla ilgilenmediğini ve görüşmek istemediğini söyledi. Böyle bir durumda ısrarcı olmanız ve ikinci bir iletişim iradesi göstermeniz, aleni bir verinin işlenebilmesi sınırlarını aşacaktır. Dolayısıyla elinizdeki veri, aleni nitelikte bir veri olsa dahi, kişinin olumsuz bir yanıtı karşısında ikinci veya devam eden iletişimleriniz hukuka aykırı bir işleme olacaktır ve verinin aleni olması bunu meşrulaştırmayacaktır. Bu kapsamda söz konusu veriyi derhal imha etmelisiniz.

The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.