Fesih bildirimi ya da savunma istem yazısı gibi personele ilişkin evrakların kayıtlı elektronik posta ile personele tebliğ edilmesi mümkün mü ya da iş sözleşmesi, ücret hesap pusulası gibi dokümanların personel tarafından elektronik imza ortamında imzalanması geçerli kabul edilebilir mi? Tüm bu soruların cevapları ve konunun yargılamadaki işleyişi beklenirken henüz uyuşmazlığa konu olmuş ya da dava dosyalarına bu nitelikte sunulmuş deliller yaygın değildir. Konunun detaylandırılması için Kayıtlı Elektronik Posta ve Elektronik İmza'nın yasal düzenlemesini irdelemek gerekmektedir.
KAYITLI ELEKTRONIK POSTA
Elektronik posta (e-posta), internetin yaygınlaşması, her türlü verinin kolaylıkla iletilebilmesi ve düşük maliyetli olması nedeniyle ülkemizde ve tüm dünyada en yoğun kullanılan iletişim araçlarından ve kanallarından birisi haline gelmiştir. E-posta yoluyla iletilen her türlü belgenin (e-posta iletilerinin) gönderici ve alıcı açısından teknik güvenilirliği ve yasal geçerliliği büyük önem taşımaktadır. Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sistemi, Anonim, Limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketler için kullanımı kanunen zorunlu hale getirilmiştir. Kullanımın zorunlu hale getirilmesiyle birlikte, kullanılmaması durumunda ise herhangi bir cezai yaptırım öngörülmemesi de dikkat çekmektedir. Kayıtlı Elektronik Posta (KEP), gönderici ve alıcı kimliklerinin belli olduğu, gönderi zamanının ve içeriğin değiştirilemediği, uyuşmazlık durumunda hukuki geçerliliği olan güvenli ve yasal elektronik posta hizmetidir. Bu nedenlerle KEP kayıtları standart e-posta sistemlerinin sağlayamadığı güvenceyi sağlamaktadır. Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik uyarınca Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcısı'nın KEP sistemi üzerinden sunduğu hizmetlere ilişkin olarak oluşturduğu kayıtlar ile KEP delilleri senet hükmündedir ve aksi ispat edilinceye kadar kesin delil sayılmaktadır.
ELEKTRONIK İMZA
Temel anlamda elektronik imza, elektronik ortamda dokümanları imzalamak için kullanılan sayısal verilerdir. Elektronik imza sayesinde imzalanmış verinin, kimin tarafından imzalandığı ve güvenilirliği kontrol edilmektedir. Elektronik imza; bir bilginin üçüncü tarafların erişimine kapalı ortamda, bütünlüğü bozulmadan (bilgiyi ileten tarafın oluşturduğu orijinal haliyle) ve tarafların kimlikleri doğrulanarak iletildiğini elektronik veya benzeri araçlar ile garanti eden harf, karakter veya sembollerden oluşmaktadır. 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu'na göre; Güvenli Elektronik İmza, elle atılan imzaya eşdeğer kabul edilmiştir. Aynı kanun ile Hukuk Usulü Muhakemeleri Kanununa eklenen hükme göre; usulüne göre güvenli elektronik imza ile oluşturulan elektronik veriler senet hükmünde kabul edilmektedir. Şu an yürürlükte olan Hukuk Muhakemeleri Kanunu'nda da aynı doğrultuda düzenlemeye yer verilmiştir. (Madde 205) Bu veriler aksi ispat edilinceye kadar kesin delil sayılmaktadır.
Zaman damgası belki de en az elektronik imza kadar önemli hukuki sonuçları olan ve kanunla düzenlenmiş bir diğer güvenli teknolojidir. Zaman damgası; bir elektronik verinin, üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı ve / veya kaydedildiği zamanın tespit edilmesi amacıyla, elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından elektronik imzayla doğrulanan kayıt olarak tanımlanır. Güvenli elektronik imzanın elle atılan imza ile aynı hukukî sonucu doğurduğuna ilişkin Danıştay kararı da bulunmaktadır. 30 Ocak 2013 tarihli Danıştay Kararı'nda Elektronik İmza Kanunu'nun 5.madde sine atıfta bulunulmuş ve "Mahkeme kararlarının ıslak imza ile imzalanması ve imzalı bir karar örneğinin dava dosyasına konulması uygulamasına devam edilmekte ise de, elektronik imza ile imzalanmış olan mahkeme kararının ayrıca ıslak imza ile imzalanmamış olması giderilmesi gereken bir eksiklik olarak görülmemiştir." ifadesine yer verilmiştir.
KEP VE E-IMZA'NIN İŞ HUKUKU'NA YANSIMASI NASIL OLACAK?
Kayıtlı Elektronik Posta ve Elektronik İmza'nın yasal düzenlemelerini incelememiz sonrasında, bu sistemlerin İş Hukukundaki kullanım alanlarını somut örneklerle değerlendirmemiz uygun olacaktır. Öncelikle işçi-işveren ilişkisinde ispat külfeti mahkemeler nezdinde, işverenler aleyhine ağır şekil şartlarına tabi tutulmuştur. İş Mahkemelerinde personel tarafından imzalı ve yazılı evraklar önemli nitelik taşıdığından yeni sistemlerin mahkemeler nezdinde nasıl uygulanacağı merak konusudur. Bir diğer önemli nokta ise kayıtlı elektronik posta ve elektronik imzanın çalışana kullandırılmasının nasıl zorunlu hale getirileceği hususudur. Bu sistemlerin kullanımı, şahıslar için zorunlu değildir.
Kayıtlı Elektronik Posta konusundaki düzenlemenin iş hukukunda uygulanabilirliği merakla beklenmektedir. Bu durum özellikle elden ya da noter kanalı ile personele tebligat yapılmasının güç olduğu durumlarda gündeme gelmektedir. Her ne kadar düzenlemenin, kullanım alanları tam olarak çizilmemiş dahi olsa tebligatın geçerliliği ya da delil olarak İş Mahkemelerinde kullanılması işverenler için önemli hale gelecektir.
Ücret hesap pusulasının personel tarafından imzalanması ve personele teslim edilme zorunluluğu örneğinden konuyu inceleyelim; İşveren, işyerinde veya bankaya yaptığı ödemelerde işçiye ücret hesabını gösterir imzalı veya işyerinin özel işaretini taşıyan bir pusula vermek zorundadır. Ücret ödemelerinde, ücretin detaylarının yazılı olduğu ücret hesap pusulalarının, içeriğinin ve miktarının, personel tarafından kabul edildiğinin kanıtı olarak, ücret hesap pusulaları imzalatılmalıdır. İşveren aleyhine açılan davalarda, imzalı ücret hesap pusulaları, ücretin ve ücret niteliğindeki diğer hakların (fazla mesai, dini-milli bayram ücretleri) ispatında çok önemli delil niteliğindedir. Hatta ücret hesap pusulasının personele verilmemesi durumunda işverenlere yüklenen idari para cezası da bulunmaktadır. Elektronik imza kullanan ve bu sistem üzerinden ücret hesap pusulasını imzalayan personel imzasının geçerliliğini yasal düzenleme korumakla birlikte bu yöntem ile imzalanan evrakın, imzalayan kişiye teslim edildiği anlamına geldiği konusunda netlik bulunmamaktadır. Bu durumda ücret bordrosunu e-imza sistemi üzerinden imzalayan personele, ücret bordrosunun teslim edildiği ya da işveren tarafından ücret bordrosunun teslim edilme yükümlülüğünün yerine getirilip getirilmediğiyle ilgili bir açıklık bulunmamaktadır. Teslim edilme noktasında netlik bulunmaması, personele imzalatılması gereken dokümanların bu yöntem kullanılarak yapılması konusunda tereddütler yaratmaktadır. Personele teslim edilmesi gereken iş sözleşmesi, savunma istem yazısı ve hatta fesih bildirimi evraklarında da aynı durum söz konusudur.
Özellikle vurgulanması gereken husus ise; elektronik imza ile personelin imzalayacağı evrakın geçerli olabilmesi için, evrak sistemi ile elektronik imza kullanımının, entegre olmasıdır. İmzalanan evrak çıktı alındığında elektronik imzalı şekilde çıktı alımına elverişli olmalıdır aksi halde imzalatma işlemi tamamlandığı düşünülse dahi ilgili personel evraklarının mahkeme dosyasına sunulması konusunda işlevsizlik olacaktır. Sistemin İş Mahkemelerindeki uygulaması netleşmediğinden, konuyla ilgili sorular beraberinde gelmektedir. Kayıtlı elektronik posta ve elektronik imza kullanımının, tarafları mağdur etmeden, yasal düzenleme çerçevesinde uygulamasının nasıl olacağını yargılama ile görebileceğiz
The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.
