Wie man sich bei der Entsendung von EU- und Nicht-EU-Arbeitnehmern nach Italien mit den Aspekten Einwanderung, Steuern und Sozialversicherung auseinandersetzt.

Die Entsendung ausländischer Arbeitnehmer nach Italien ist ein komplexer Prozess, der eine genaue Planung und die Einhaltung von Einwanderungs-, Steuer- und Sozialversicherungsvorschriften erfordert. Bei der Entsendung von Arbeitnehmern nach Italien ist es von wichtiger Bedeutung, diese Vorschriften zu verstehen und zu befolgen. Die Einhaltung der Gesetze ist unerlässlich, um mögliche rechtliche negative Konsequenzen zu vermeiden.

Entsendung von EU-Bürgern und Schweizer Staatsangehörigen nach Italien

Wenn ausländische Unternehmen

  1. Arbeitnehmer in eines der Mitgliedstaats
  2. Arbeitnehmer in einen Betrieb der gleichen Unternehmensgruppe in einem Mitgliedstaat
  3. als Leiharbeitsunternehmen tätig sein, das einem entleihenden Unternehmen in einem Mitgliedstaat Arbeitnehmer zur Verfügung stellt,

fallen sie unter die Rechtsvorschriften für die Entsendung von Arbeitnehmern nach Italien. Das Gesetzesdekret Nr. 136/2016 setzt die Richtlinie 2014/67/EU um. Die wichtigsten Anforderungen für die Entsendung von Arbeitnehmern nach Italien sind:

  1. Pflicht zur vorherigen Anmeldung: Ausländische Arbeitgeber müssen das italienische Arbeitsministerium bis Mitternacht am Tag vor Beginn der Entsendung informieren. Die Meldung muss vor Beginn der Entsendung online über "UNI_DISTACCO_UE" erfolgen und spezifische Informationen über die Entsendung enthalten;

  2. Benennung der Verbindungsperson(en): Ausländische Unternehmen müssen einen Verbindungsbeamten in Italien für den offiziellen Dokumentenaustausch und einen Vertreter für die Tarifverhandlungen benennen;

  3. Aufbewahrung der Dokumente: Alle relevanten Entsendungsunterlagen (A1, Arbeitsvertrag, Gehaltsabrechnungen usw.) müssen während der gesamten Entsendungszeit und bis zu zwei Jahre danach aufbewahrt werden. Diese Unterlagen sind in die italienische Sprache zu übersetzen und den italienischen Behörden auf Verlangen

Die EU-Richtlinie 2018/957, die mit dem Gesetzesdekret Nr. 122 vom 15. September2020 umgesetzt wurde, erweitert die Garantien für die Arbeitsbedingungen von entsandten Arbeitnehmern und stellt sicher, dass sie die durch lokale Gesetze oder Tarifverhandlungen festgelegten Bedingungen erhalten. Hierzu gehören Themen wie Arbeitszeiten, Urlaub, Entlohnung ("gleicher Lohn für gleiche Arbeit") sowie Gesundheit und Sicherheit. Wie mit der Richtlinie 957/2018 eingeführt, gelten bei Entsendungen, die länger als 12 Monate dauern (oder 18 Monate mit einem begründeten Antrag), alle lokalen Beschäftigungsbedingungen.

In den folgenden Fällen können bestimmte Ausnahmen von der Meldepflicht gelten:

-bestimmte Montage- oder Installationsarbeiten, die für die Inbetriebnahme unerlässlich sind und von Fachkräften ausgeführt werden, sind von der Steuer befreit.

-Die Entsendung von Arbeitnehmern zu Konferenzen, Sitzungen, Veranstaltungen usw. gilt nicht als Entsendung im Sinne dieses Rahmens.

-Praktika im Rahmen internationaler Programme folgen dem Erlass 136/2016, wenn sie bezahlt werden.

Die Nichteinhaltung der Meldepflichten, der Pflichten des Verbindungsbeamten oder des Vertreters kann zu Geldbussen zwischen 180 € und 7.200 € führen. Die Nichtaufbewahrung von Dokumenten kann zu Geldbussen von 600 € bis 3.600 € pro Arbeitnehmer führen. Verstösse gegen die gesetzlichen Entsendevorschriften können mit Geldbussen von 50 € pro Arbeitnehmer und Arbeitstag geahndet werden, wobei der Mindestbetrag bei 5.000 € und der Höchstbetrag bei 50.000 € liegt. Die Geldbussen können 180.000,00 € nicht übersteigen.

Entsendung von Nicht-EU-Arbeitnehmern

In der globalisierten Geschäftswelt versuchen Unternehmen oft, internationale Talente zu nutzen, indem sie Mitarbeiter von ausserhalb der Europäischen Union (EU) nach Italien entsenden. Dies kann zwar wertvolles Fachwissen und Vielfalt in das Unternehmensteam bringen, doch müssen Personalverantwortliche bei der Entsendung von Nicht-EU-Mitarbeitern nach Italien die Feinheiten der Einwanderungs-, Steuer- und Sozialversicherungsvorschriften kennen und diesen folgen.

Überlegungen zur Einwanderung

Bevor Sie eine Entsendung nach Italien in Angriff nehmen, sollten Sie sich unbedingt über die italienischen Einwanderungsbestimmungen informieren. Arbeitnehmer aus Nicht-EU-Staaten müssen in der Regel ein Arbeitsvisum oder eine Aufenthaltsgenehmigung beantragen, um in Italien legal arbeiten zu können. Zu den wichtigsten zu beachtenden Aspekten gehören:

  1. Visumkategorien: Italien bietet verschiedene Visumkategorien an, darunter auch Die Wahl der richtigen Kategorie hängt vom Zweck und der Dauer der Entsendung sowie von der Art des Mitarbeiters ab: Führungskraft/Manager, Fachkraft, Praktikant;

  2. Antragsverfahren: Die Personalverantwortlichen müssen wissen, welche Dokumente sie einfordern, vorbereiten und für das Visumantragsverfahren verwenden müssen. Dies kann eine langwierige und komplexe Phase des Zusammenstellens, Übersetzens und Verifizierens von Dokumenten (Arbeitsvertrag, Entsendungsschreiben, Bildungsnachweise, Finanzberichte des Unternehmens, Wohnberechtigung usw.) bedeuten. Es ist daher von entscheidender Bedeutung, mit diesem Prozess rechtzeitig zu beginnen;

  3. Erneuerungen und Verlängerungen: Die Unternehmen müssen die Fristen für den Ablauf von Visa und die Verfahren für deren Erneuerung oder Verlängerung kennen. Wird dies versäumt, kann es für den Arbeitnehmer zu Komplikationen

Es gibt mehrere Kategorien von Arbeitnehmern, die von der verfügbaren Quote ausgenommen sind (die jährlich durch ein Dekret, das so genannte "decreto-flussi", festgelegt wird) und für die keine feste Obergrenze gilt.

Zu diesen Kategorien gehören z. B. IKT-Einsätze, hochqualifizierte Arbeitnehmer, Führungskräfte oder leitende Angestellte, die der italienischen Niederlassung einer ausländischen juristischen Person zugewiesen sind.

Was die gruppeninterne Mobilität betrifft, so sieht das italienische Einwanderungsrecht derzeit zwei verschiedene Arten von Arbeitsgenehmigungen für Arbeitnehmer aus Nicht-EU-Ländern vor, die vorübergehend in Italien arbeiten. Im Rahmen dieser Optionen werden die Arbeitnehmer nicht zu lokalen Arbeitnehmern, sondern behalten ein Arbeitsverhältnis mit dem Arbeitgeber im Heimatland:

  1. Die unternehmensinterne Arbeitserlaubnis ist für hochspezialisierte Mitarbeiter/Manager/Direktoren/im Einsatz (Art. 27 c. 1 lett. (a) des italienischen Einwanderungsgesetzes); mit diesem Verfahren kann ein ausländischer Arbeitnehmer, der eine leitende Funktion innehat oder über spezielles Wissen verfügt, vorübergehend - bis zu 5 Jahre - zu einer Tochtergesellschaft, einer Zweigstelle oder einem angeschlossenen Unternehmen in Italien entsandt werden (Entsende- und Gastunternehmen müssen zur selben Unternehmensgruppe gehören);

  2. Arbeitsgenehmigung für den unternehmensinternen Transfer (ICT) für Führungskräfte, Fachkräfte und Auszubildende, die vorübergehend von einem Unternehmen mit Sitz außerhalb der EU, in dem der Arbeitnehmer seit mindestens drei Monaten vor dem Transfer beschäftigt ist, zu einer aufnehmenden Einrichtung mit Sitz in Italien entsandt werden, die entweder direkt dem entsendenden Unternehmen ausserhalb der EU oder einem anderen Unternehmen derselben Gruppe gehört (Art. 27 quinquies und Art. 27 sexies des italienischen Einwanderungsgesetzes). Die Höchstdauer beträgt 3 Jahre für Führungskräfte und Spezialisten und 1 Jahr für Praktikanten. Dies gilt auch für Inhaber einer von einem anderen EU-Staat ausgestellten ICT-Genehmigung, die vorübergehend in ein Unternehmen derselben Gruppe mit Sitz in Italien versetzt Diese müssen kein

Visum für die Einreise nach Italien beantragen, wenn die Entsendung nicht länger als 90 Tage innerhalb von 180 Tagen dauert.

Auch wenn es von Kategorie zu Kategorie geringfügige Unterschiede geben kann, ist das grundsätzliche Verfahren zur Erlangung einer Arbeitserlaubnis wie folgt:

  1. Online-Antrag auf Arbeitserlaubnis (Nulla Osta), der vom italienischen Gastunternehmen gestellt wird;
  2. Antrag auf ein Arbeitsvisum (Visto), den der Arbeitnehmer beim italienischen Konsulat im Ausland (Wohnsitz des Arbeitnehmers) stellt;
  3. Einreise nach Italien, Unterzeichnung des Aufenthaltsvertrags (contratto di soggiorno) und/oder Beantragung der Aufenthaltsgenehmigung (permesso di soggiorno).
  4. die Aufenthaltserlaubnis (Permesso di soggiorno) erhalten.

Steuerangelegenheiten

Die rechtskonforme Navigation" im italienischen Steuersystem ist sowohl für den Arbeitgeber als auch für den entsandten Arbeitnehmer von entscheidender Bedeutung. Unabhängig von der Staatsangehörigkeit/dem Heimatland ist Folgendes zu beachten:

  1. Steuerliche Ansässigkeit: Bestimmung des Status der steuerlichen Ansässigkeit des Arbeitnehmers und des damit verbundenen Besteuerungsgrundsatzes (gebietsansässige Arbeitnehmer werden mit ihrem weltweiten Einkommen besteuert, während nicht gebietsansässige Arbeitnehmer nur mit ihrem in Italien erzielten Einkommen besteuert werden).
  2. Doppelbesteuerungsabkommen: Prüfen sie, ob Italien ein Doppelbesteuerungsabkommen mit dem Heimatland des Arbeitnehmers abgeschlossen hat, um eine Doppelbesteuerung zu vermeiden/zu verringern und zu klären, welches Land das Besteuerungsrecht
  3. Steuerkonformität: Gewährleistung der Einhaltung der italienischen Steuerpflichten, einschließlich der jährlichen Steuererklärung. Eine ordnungsgemäße Buchführung (z. Reisekalender) ist unerlässlich.
  4. Vergünstigung für Expatriates: Personen, welche die Bedingungen erfüllen, können einen Steuerabzug von 70 % des Arbeitseinkommens erhalten, der in südlichen Regionen Italiens auf 90 % Die Vergünstigung gilt in dem Jahr, in dem die Person ihren steuerlichen Wohnsitz in Italien nimmt, sowie in den darauf folgenden vier Jahren.

Einhaltung der Sozialversicherungspflichten, um sowohl für den Arbeitnehmer als auch für das Unternehmen die vollständige Einhaltung der italienischen Sozialversicherungspflichten zu gewährleisten, gelten für EU- und Nicht-EU-Arbeitnehmer unterschiedliche Vorschriften.

Arbeitnehmer, die aus EU-Ländern entsandt werden, und Nicht-EU-Beschäftigte, die aus Nicht-EU-Ländern entsandt werden, mit denen Italien durch ein bilaterales Sozialversicherungsabkommen verbunden ist, können gemäss den EU-Verordnungen (z. B. Nr. 883/2004) und den jeweiligen Abkommen ihre Sozialversicherungssysteme im Heimatland behalten.

Arbeitgeber, die Arbeitnehmer aus Ländern entsenden, die kein (oder nur ein Teil-)Abkommen mit Italien abgeschlossen haben, müssen ihre Arbeitnehmer bei der italienischen Sozialversicherungsanstalt (INPS) anmelden und italienische Sozialversicherungsbeiträge (diese sind allerdings gering) über einen italienischen Sozialversicherungsagenten entrichten. Der Anspruch auf Sozialversicherungsleistungen kann je nach bilateralem Abkommen variieren.

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Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Entsendung ausländischer (EU- und Nicht-EU-) Arbeitnehmer nach Italien ein komplexer Prozess ist. Personalverantwortliche spielen eine entscheidende Rolle bei der Gewährleistung eines reibungslosen und erfolgreichen internationalen Einsatzes sowohl für die Mitarbeiter als auch für das Unternehmen. Indem sie informiert bleiben, Unterlagen exakt und vollständig führen und bei Bedarf professionelle Hilfe in Anspruch nehmen, können sie diese Aspekte rechtskonform bewältigen und die nahtlose Integration internationaler Talente sowie Fach- und Führungskräfte in ihre Belegschaft erleichtern.

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