Was ist ein legaler Sponsor in den Niederlanden?

Jeder ausländische Staatsangehörige (Nicht-EU-Bürger) benötigt einen Sponsor, um sich legal in den Niederlanden aufzuhalten und arbeiten zu können. Es gibt verschiedene Formen des Sponsorings: entweder durch ein Unternehmen (unternehmensgesponserte Bewerbung), durch einen ausländischen, europäischen oder niederländischen Staatsangehörigen als (Kern-)Familienmitglied oder durch einen anderen Zweck wie Selbständigkeit, Entsendung oder Studium. Im Jahr 2004 führten die Niederlande die kennismigrantenregeling, ein Fachkräfte-Schema ein, um ausländische Staatsangehörige mit hohem Bildungsniveau/ guter Qualifikation schnell und einfach in die Niederlande zu holen.

Dieser Artikel konzentriert sich auf von Unternehmen gesponserte Anträge und insbesondere auf Anträge von Unternehmen, die im Besitz einer Sponsoren-Lizenz sind (anerkannte Sponsoren, auf Niederländisch "erkend referent").

Was ist ein anerkannter Sponsor?

Nach Angaben der niederländischen Einwanderungsbehörde (IND) ist ein anerkannter Sponsor ein "Unternehmen, eine Schule oder eine Organisation, die ein Interesse an der Ankunft eines Drittstaatsangehörigen hat". Er wird in vier Kategorien unterteilt: Studium, Austausch, Forschung (Richtlinie (EU) 2016/801) und Arbeit.

Es gibt bestimmte Bedingungen, um ein anerkannter Sponsor zu werden: Das Unternehmen muss im Handelsregister eingetragen sein, es muss finanziell solide und stabil sein. Möglicherweise werden Hintergrundüberprüfungen der Geschäftsführer durchgeführt (im Zweifelsfall kann ein polizeiliches Führungszeugnis angefordert werden, wenn dies für notwendig erachtet wird).

Rechte eines anerkannten Sponsors

Sobald ein Unternehmen ein anerkannter Sponsor geworden ist, kann ein kombinierter Antrag auf Einreise, Arbeit und Aufenthalt gestellt werden. Es gelten kürzere Bearbeitungszeiten, es sind weniger Belege erforderlich und Online-Anträge sind beim IND möglich, was viel Zeit spart. Die Zusammenarbeit zwischen dem IND und dem anerkannten Sponsor basiert auf Selbstkontrolle und Vertrauen. Sobald einer juristischen Person eine Sponsoren-Lizenz gewährt wird, gilt diese auf Lebenszeit und kann nur bei schwerwiegenden/ häufigen Verstössen gegen die Pflichten eines anerkannten Sponsors, oder wenn keine ausländischen Staatsangehörigen eingestellt werden, widerrufen werden.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten eines (anerkannten) Sponsors

Ein anerkannter Sponsor hat bestimmte rechtliche Verpflichtungen und Verantwortlichkeiten.

Die vier wichtigsten Bedingungen sind die folgenden:

  • Informationspflicht
  • Aufzeichnungspflicht
  • Sorgfaltspflicht
  • Rückkehr des ausländischen Staatsangehörigen

Die Informationspflicht impliziert:

  • alle relevanten Änderungen in Bezug auf die Aufenthaltsbedingungen müssen gemeldet werden (z.B. Ausreise eines ausländischen Staatsangehörigen, Wechsel des Arbeitgebers, Änderung der Anfangsdaten);
  • alle relevanten Änderungen in Bezug auf die Bedingungen des anerkannten Sponsorings müssen gemeldet werden;
  • Wenn eine gesetzliche Verpflichtung nicht erfüllt werden kann, muss dies ebenfalls gemeldet werden (z.B., wenn die Verwaltung durch einen Brand zerstört wurde).

Relevante Informationen müssen innerhalb von 28 Tagen nach dem Eintreten gemeldet werden, im Falle einer Änderung der Adresse des Sponsors innerhalb von 14 Tagen. Die Verpflichtungen gelten sowohl für den Sponsor als auch für den Arbeitnehmer. Der Arbeitnehmer wird nur angesprochen, wenn der Sponsor seiner Informationspflicht nicht nachkommt. 

Die Aufzeichnungspflicht beinhaltet:

Alle Dokumente, die für das Arbeitsverhältnis und das Aufenthaltsrecht relevant sind, müssen in der Verwaltung bis zu fünf Jahre nach dem Jahr, in dem das Sponsoring für den betreffenden Arbeitnehmer beendet wurde, aufbewahrt werden. Die juristische Person ist verpflichtet, die Informationen unter der dem IND bekannten Adresse in Papierform oder in digitaler Form zur Verfügung zu stellen.

Die Sorgfaltspflicht umfasst:

Eine besondere Anforderung gilt für hochqualifizierte Fachkräfte, was bedeutet, dass der Arbeitgeber für die sorgfältige Anwerbung und Auswahl potenzieller hochqualifizierter Arbeitnehmer und etwaiger Vermittler im Ausland verantwortlich ist.

Der Sponsor muss für die Rückkehr seines Mitarbeiters nach Beendigung des Sponsorings sorgen. Der ehemalige Arbeitnehmer muss die Niederlande tatsächlich verlassen oder seinen Aufenthalt in den Niederlanden zu einem anderen Aufenthaltszweck verlängern. Wenn sich der ehemalige Arbeitnehmer innerhalb von zwölf Monaten nach der rechtlichen Beendigung des Sponsorings noch in den Niederlanden aufhält und von den Behörden abgeschoben werden muss, kann der IND die Kosten der Abschiebung vom letzten bekannten Sponsor zurückfordern (so genannte "administrative cost recovery").

Hochqualifizierte Fachkräfte müssen sich auch der Rechte und Pflichten bewusst sein, die sie in Bezug auf den legalen Aufenthalt und die Arbeitsrechte haben, und der anerkannte Sponsor muss sicherstellen, dass sie sich dieser Rechte und Pflichten bewusst sind, die der Status einer Fachkraft mit sich bringt.

Zunehmende Zahl von Beschwerden/ Warnungen der IND gegenüber Unternehmen, die bestimmte Pflichten nicht erfüllen

Unternehmen, die eine Sponsor-Lizenz in den Niederlanden besitzen, kommen in den Genuss eines schnelleren und milderen Verfahrens, für das die niederländischen Einwanderungsbehörden keine zusätzliche Gebühr erheben. Wie bereits erwähnt, basiert die Beziehung auf einem Vertrauensverhältnis zwischen dem Unternehmen und dem IND. Der IND prüft die von den anerkannten Sponsoren eingereichten Anträge nicht gründlich, da die Überprüfung bei dem Unternehmen oder dem Dienstleister liegt. Der IND konzentriert sich auf die nachträgliche Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften.

Allerdings geraten einige Unternehmen, die ihren Pflichten und Verantwortlichkeiten (mehrmals) nicht nachkommen, in das Visier des IND und werden strenger überwacht. Bei Zweifeln an der Einhaltung bestimmter Pflichten ordnet der IND unangekündigte Audits und weitere Unterlagen an.

Darüber hinaus prüft der IND die Unternehmen, bevor sie ein anerkannter Sponsor werden, jetzt sehr viel sorgfältiger und kontrolliert die finanzielle Solvenz und Kontinuität häufiger als in der Vergangenheit.

Wenn auch nur der geringste Zweifel besteht, dass die Finanzkennzahlen nicht ausreichend sind, um die finanzielle Solvenz und Kontinuität des Unternehmens in den letzten drei Jahren nachzuweisen, wendet sich der IND an den RVO (Rijksdienst voor Ondernemend Nederland), die niederländische Regierungsagentur für Unternehmen. Der RVO wird dann den Antrag weiter prüfen und die Bearbeitungszeit wird sich um mindestens 6 Monate verlängern.

Für Unternehmen ist es ratsam, auf Folgendes zu achten:

  • Beurlaubung oder Arbeitszeitverkürzung
    • Ein Abzug vom Gehalt kann zu einer Unterschreitung der geltenden Gehaltsuntergrenze führen
  • (Vorübergehende) Arbeit und/oder Wohnsitz im Ausland
    • Seien Sie vorsichtig bei einer Verlegung des (Haupt-)Wohnsitzes ins Ausland. Dies kann negative Auswirkungen auf die niederländische Aufenthaltsgenehmigung haben (+ Steuern und Sozialversicherung)
  • Berechnung des Gehalts zur Einhaltung des Mindestlohns
    • Unterliegt strengen Anforderungen auf monatlicher Basis
    • Zulagen/Vergünstigungen dürfen nur hinzugefügt werden, wenn sie im Vertrag erwähnt, festgelegt, garantiert, festgesetzt und direkt auf das Bankkonto des Arbeitnehmers gezahlt werden
  • Familienangehörige des Arbeitnehmers
    • Wer gilt als Familie?
    • Begleiten oder später nachkommen?
    • Dokumentation (beglaubigte Kopien) und Bearbeitungszeiten

Sanktionen des IND im Falle der Nichteinhaltung

Wenn der rechtliche Sponsor seinen Verpflichtungen nicht nachkommt, kann der IND die folgenden Sanktionen verhängen:

Eine Verwarnung - Die Verwarnung ist 24 Monate lang gültig. Wenn innerhalb dieses Zeitraums dieselbe rechtliche Verpflichtung erneut verletzt wird, kann der IND ein Bussgeld verhängen. Im Falle eines schwerwiegenden Verstosses wird keine Verwarnung ausgesprochen und eine mögliche Folge könnte der Entzug der Aufenthaltsgenehmigung des ausländischen Staatsangehörigen sein und/ oder die Sponsor-Lizenz wird entzogen.

Bussgelder - Bussgelder variieren zwischen einem Höchstbetrag von 1.500 € für natürliche Personen und 3.000 € (Verdoppelung) für juristische Personen, Unternehmen und andere Organisationen.

Straftat - In sehr schweren Fällen kann eine Straftat zur Anzeige gebracht und von der Staatsanwaltschaft verfolgt werden (verwaltungsrechtliche Sanktionen werden in diesem Fall nicht angewandt).

Entzug der Sponsor-Lizenz - Ein Unternehmen kann auch den anerkannten Sponsor-Status verlieren oder der Status kann vorübergehend ausgesetzt werden. Dies kann dazu führen, dass ausländische Staatsangehörige, die im Besitz einer gültigen Aufenthaltserlaubnis sind, ihren Status bei dieser juristischen Person verlieren und ihren Aufenthaltsstatus ändern müssen. Sobald ein Unternehmen den anerkannten Status verloren hat, ist es nicht mehr möglich, hochqualifizierte Fachkräfte auf schnelle und einfache Weise einzustellen, sondern nur noch auf bürokratischeren Wegen, bei denen die Verfahren länger dauern und mehr Dokumente erforderlich sind.

Expat Management Group und Audits

Expat Management Group stellt sicher, dass Unternehmen die gesetzlichen Anforderungen erfüllen und hilft bei der Einreichung von Anträgen für die Sponsor-Lizenz. Dabei wird eine Vorabprüfung und eine Einschätzung des Unternehmens vorgenommen, um festzustellen, ob das Unternehmen überhaupt für eine Lizenz in Frage kommt und ob die niederländischen Behörden möglicherweise eine Reihe zusätzlicher Dokumente verlangen.

Die Expat Management Group unterstützt Unternehmen bei der Vorbereitung auf Audits durch die niederländischen Arbeitsbehörden/Inspektoren. In letzter Zeit sehen wir eine wachsende Zahl von Beschwerden/Warnungen durch das IND gegenüber Unternehmen, die bestimmte Pflichten nicht erfüllen, wie z. B. die Pflicht, das IND zu informieren, wenn ein Arbeitnehmer das Unternehmen verlässt oder wenn ein neuer Arbeitnehmer in einem neuen Unternehmen zu arbeiten beginnt. Darüber hinaus gibt es auch Probleme bei der Lohnabrechnung, wenn Unternehmen dem Arbeitnehmer nicht das zahlen, was im Arbeitsvertrag steht, oder wenn bestimmte Zulagen in einer Weise gezahlt werden, die nicht den niederländischen Einwanderungsvorschriften entspricht.

Grundsätzlich werden Inspektionsbesuche der IND im Voraus angekündigt und es werden Vereinbarungen über die notwendigen Vorbereitungen getroffen, die die zu inspizierende Organisation treffen muss, damit das Audit so reibungslos wie möglich verläuft.

Der Kontrollbesuch besteht mindestens aus einem Gespräch und der Einsichtnahme in alle Unterlagen, die mit den Verpflichtungen des anerkannten Sponsors zusammenhängen.

Während des Besuchs werden alle Informationen in Bezug auf die Einhaltung der Verpflichtungen in einem Bericht festgehalten, der nach dem Gespräch unterzeichnet wird und von dem der anerkannte Sponsor unverzüglich eine Kopie erhält.

Auf der Grundlage des Berichts, der vorgelegten Unterlagen und sonstiger Erkenntnisse wird ein Bericht über die Ergebnisse erstellt.

Lonneke Kerpershoek, Immigration Manager bei der Expat Management Group, betont, dass der häufigste Grund für die Nichteinhaltung der Vorschriften Probleme bei der Lohnabrechnung ist. Frau Kerpershoek zufolge sind sich viele Unternehmen einfach nicht bewusst, welche Auswirkungen dies aus einwanderungsrechtlicher Sicht hat, wenn bestimmte finanzielle Zulagen einbehalten werden oder Schatten-Abrechnungen geführt werden, die von der niederländischen Aufsichtsbehörde nicht ohne weiteres überprüft werden können.

Nihat Kurt, Gründer und Partner der Expat Management Group, stimmt zu, dass es von entscheidender Bedeutung ist, das Bewusstsein der Unternehmen für ihre Pflicht zur Transparenz zu schärfen und ihre Mitarbeiterakten in Ordnung zu halten, damit sie alle relevanten Daten vorlegen können, wenn die niederländischen Behörden sie vor Ort anfordern.

Herr Kurt ist der Meinung, dass die Verschärfungen des IND darauf zurückzuführen sind, dass viele Unternehmen ihre Verpflichtungen nicht ernstnehmen: "Wir stellen fest, dass Unternehmen, die einmal im Besitz einer Sponsoring-Lizenz sind, sich der damit verbundenen Pflichten noch nicht bewusst sind und oft erst dann bei uns anrufen, wenn es schon zu spät ist.

Da in den letzten Jahren immer häufiger stichprobenartige Kontrollen von Unternehmen durchgeführt werden, müssen sich die Unternehmen ihrer Aufgaben und Verpflichtungen zur Einhaltung der niederländischen Einwanderungsvorschriften bewusst sein. Um hohe Geldstrafen und im schlimmsten Fall den Verlust der anerkannten Sponsor-Lizenz zu vermeiden, müssen die Personalabteilungen sicherstellen, dass sie alle relevanten Dokumente in den Akten haben und bereit sind, diese den niederländischen Behörden im Falle einer Kontrolle vorzulegen. Relevante Änderungen müssen dem IND rechtzeitig gemeldet werden, und eine sorgfältige Auswahl verantwortlicher Personen ist wichtig, um die Sorgfaltspflicht einzuhalten.

Bei Fragen zur Erlangung einer Sponsor-Lizenz oder zur Vorbereitung auf ein Audit wenden Sie sich bitte an die Expat Management Group unter info@expatmanagementgroup.com.

The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.