Los administradores de todas las sociedades en España están obligados cada año a depositar las Cuentas Anuales en el Registro Mercantil dentro del mes siguiente a su aprobación. Esta información financiera pasa a ser entonces de acceso público y se conservará durante un plazo de seis años, por lo que cualquier tercero podrá solicitar y obtener copia de los estados financieros de cualquier sociedad, lo que garantiza la transparencia y seguridad jurídica de nuestro sistema.

¿Qué pasa, sin embargo, cuando una sociedad no deposita sus Cuentas Anuales? En este caso se produce el llamado cierre registral, lo que implica que el Registro Mercantil no inscribirá documento alguno de la sociedad mientras ésta no deposite las Cuentas Anuales. La única excepción a esta norma general será el cese o dimisión de administradores y gerentes, la revocación o renuncia de poderes y la disolución de la sociedad y nombramiento de liquidadores.

La ley prevé también un régimen de sanciones, con multas por importe de 1.200 € a 60.000 €. En el caso de sociedades con una facturación anual superior a 6.000.000 €, el límite de la multa para cada año de retraso se eleva a 300.000 €.

El cierre registral, en la práctica, puede conllevar numerosos problemas e inconvenientes a las sociedades, pues no podrán inscribir escrituras importantes, como serían por ejemplo el nombramiento de un administrador o consejero, una ampliación de capital, una fusión o un simple poder que puede resultar necesario para cerrar una operación.

Adicionalmente, en el caso de que un proveedor, cliente o una entidad bancaria consulte el Registro Mercantil, se llevará una pésima impresión de la sociedad en el caso de que el Registro conteste que no están depositadas las Cuentas Anuales. Asimismo, al expedir Notas Simples Informativas de la sociedad, el Registro Mercantil indicará siempre el último ejercicio cuyas cuentas se han depositado, por lo que será ésta la información facilitada siempre a terceros, aunque no la pidan explícitamente.

La sociedad se verá igualmente limitada en otros aspectos, puesto que tener las Cuentas Anuales depositadas resulta indispensable en el caso de que la empresa se esté planteando presentar un concurso de acreedores o un Expediente de Regulación de Empleo (ERE).

Resulta por ello imprescindible para todas las empresas depositar cada año las Cuentas Anuales puntualmente en el Registro. En el supuesto de que la sociedad no pudiera cumplir con esta obligación, recomendamos siempre estudiar el caso y tomar ciertas medidas que prevé la ley en aras a evitar los efectos del cierre.

Por ejemplo, si las Cuentas Anuales no se hubieran depositado por no estar aprobadas por la Junta General, no procederá el cierre registral cuando la sociedad acredite esta circunstancia mediante certificación del órgano de administración en la que se expresará la causa de la falta de aprobación o mediante copia autorizada del acta notarial de la Junta General en la que conste la no aprobación de las cuentas anuales.

Mediante la acreditación al Registro de la falta de aprobación, la sociedad estará evitando las consecuencias del cierre registral, lo que permitirá a la empresa seguir inscribiendo sus diferentes actos con normalidad. Resultará indiferente el motivo de la no aprobación de las cuentas siempre y cuando se haya convocado la Junta al efecto, pudiendo deberse a discrepancias entre los socios, desconfianza en las cuentas formuladas por el administrador, falta de quorum en la Junta, etc.

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