NEWS UPDATE MAY 2,2024
Germany: Introduction of a new digitalized procedure for applying for ID cards, passports, residence and work permits
Deutschland: Einführung eines neuen digitalisierten Verfahrens zur Beantragung von Personalausweisen, Reisepässen, Aufenthalts- und Arbeitserlaubnissen
Recent changes:
The date from which applicants can apply for their documents to be sent by post and PIN and deactivation information will be provided at the first application appointment, which will no longer be sent by post, has been postponed from November 1, 2024 to May 1, 2025.
In addition, from May 1, 2025, only digital biometric photos, which are now standard for ID documents in Germany, will be accepted for new document applications. Paper passport photos will no longer be accepted from this date.
Aktuelle Änderungen:
Das Datum, ab dem Antragsteller die Zusendung ihrer Dokumente per Post beantragen können und PIN- und Deaktivierungsinformationen beim ersten Antragstermin mitgeteilt werden, und nicht mehr per Post verschickt werden, wurde vom 1. November 2024 auf den 1. Mai 2025 verschoben.
Ausserdem werden ab dem 1. Mai 2025 nur noch digitale biometrische Lichtbilder, welche in Deutschland mittlerweile Standard für Ausweisdokumente sind, für die Beantragung neuer Dokumente akzeptiert. Passbilder auf Papier werden ab diesen Zeitpunkt nicht mehr akzeptiert.
Indonesia: Introduction of a new visa for remote workers
Indonesien: Einführung eines «Remote Worker Visums»
The Indonesian government has recently introduced a remote worker visa, the most important points of which are as follows:
Foreign nationals who meet the requirements listed below can obtain the new remote worker visa and reside in Indonesia while working on behalf of employers outside the country for up to one year, with a possible extension of one additional year.
Applicants must hold a passport valid for at least six months, provide a bank statement with a balance of at least USD 2,000 (or equivalent) in the three months prior to application, and earn a minimum annual income of at least USD 60,000 (or equivalent).
Foreign nationals who meet these requirements must also provide a recent photograph and an employment contract with the company outside Indonesia.
Die indonesische Regierung hat aktuell ein «Remote Worker Visum» eingeführt; die wichtigsten Punkte hierzu sind:
Ausländische Staatsangehörige, welche die nachfolgend aufgeführten Voraussetzungen erfüllen, können das neue «Remote Worker Visum» erhalten und sich in Indonesien aufhalten, während sie bis zu einem Jahr im Auftrag von Arbeitgebern ausserhalb des Landes arbeiten, wobei eine Verlängerung um ein weiteres Jahr möglich ist.
Die Antragsteller müssen im Besitz eines noch mindestens sechs Monate gültigen Reisepasses sein, einen Kontoauszug mit einem Guthaben von mindestens 2'000 USD (oder einem gleichwertigen Betrag) in den drei Monaten vor der Antragstellung vorlegen und ein jährliches Mindesteinkommen von mindestens 60'000 USD (oder einem gleichwertigen Betrag) erzielen.
Die ausländischen Staatsangehörige, welche diese Voraussetzungen erfüllen, müssen ausserdem ein aktuelles Foto und einen Arbeitsvertrag mit dem Unternehmen ausserhalb Indonesiens vorlegen.
Qatar: Introduction of a new procedure to simplify the registration of employment contracts for existing employees
Katar: Einführung eines neuen Verfahrens zur Vereinfachung der Registrierung von Arbeitsverträgen für bestehende Mitarbeiter
The Qatari authorities have introduced a new procedure for the authentication of employment contracts in Qatar and have updated the Ministry of Labor (MOL) portal to reflect these recent changes. The new procedure requires residence permit holders to register with the National Authentication System (NAS) to facilitate the authentication of employment contracts. The NAS is used to verify the digital identity of individuals and to be able to use electronic government services in a secure manner. Previously, only authorized representatives of the Qatari employer could register employment contracts, on a different portal - the MOL portal.
When Qatar introduced the "E-Contract System" in November 2023, it was not clear whether the system would replace the need to sign the employment contract digitally or whether it would be an additional step in the process. It is now clear that this electronic process replaces the physical signature for existing employees and allows employees to validate their signatures digitally (as previously described, via the NAS).
However, employees must still physically sign their employment contract and upload it to the portal, as they do not yet have a residence permit with their signature. Their signature will be automatically added to the contract based on the signature in the residence permit once the contract is approved. The new procedure is expected to simplify and speed up the registration of employment contracts for existing employees, as the physical signature will be replaced by a digital verification. However, employers should expect delays during the initial introduction of the new system, which may lead to slower processing times.
Die katarischen Behörden haben ein neues Verfahren für die Beglaubigung von Arbeitsverträgen in Katar eingeführt und das Portal des Arbeitsministeriums (MOL) aktualisiert, um diesen aktuellen Änderungen Rechnung zu tragen. Nach dem neuen Verfahren müssen sich die Inhaber einer Aufenthaltserlaubnis im Nationalen Authentifizierungssystem (NAS) registrieren, um die Authentifizierung von Arbeitsverträgen zu erleichtern. Das NAS dient dazu, die digitale Identität von Personen zu überprüfen und um die elektronischen Behördendienste auf sichere Weise nutzen zu können. Zuvor konnten nur bevollmächtigte Vertreter des katarischen Arbeitgebers Arbeitsverträge registrieren, und zwar auf einem anderen Portal - dem MOLPortal. Als Katar im November 2023 das "E-Contract System" einführte, war nicht klar, ob das System die Notwendigkeit einer digitalen Unterzeichnung des Arbeitsvertrags ersetzt oder ob es sich um einen zusätzlichen Schritt im Prozess handelt. Es ist nun klar, dass dieses elektronische Verfahren die physische Unterschrift für bestehende Mitarbeiter ersetzt und es den Mitarbeitern ermöglicht, ihre Unterschriften digital zu validieren, wie zuvor beschrieben, über den NAS.
Allerdings müssen Arbeitnehmer ihren Arbeitsvertrag noch physisch unterschreiben und in das Portal hochladen, da sie noch keinen Aufenthaltstitel mit ihrer Unterschrift haben. Deren Unterschrift wird dem Vertrag automatisch auf der Grundlage der Unterschrift im Aufenthaltstitel hinzugefügt, sobald der Vertrag genehmigt ist. Es wird erwartet, dass das neue Verfahren die Registrierung von Arbeitsverträgen für bestehende Arbeitnehmer vereinfacht und beschleunigt, da die physische Unterschrift durch eine digitale Überprüfung ersetzt wird. Die Arbeitgeber sollten jedoch während der anfänglichen Einführung des neuen Systems mit Verzögerungen rechnen, die zu langsameren Bearbeitungszeiten führen können.
BEST PRACTICE
DECISIVE SALARY FOR BUSINESS TRAVELLERS IN SWITZERLAND
FRIEDERIKEV.RUCH, CONVINUS
Business Travellers in Switzerland must also receive the comparable salary that a person employed in Switzerland in the same function and with the same training would receive.
Compliance with the relevant salary regulations in Switzerland applies to all persons, including seconded employees). However, this often leads to misunderstandings for seconded employees and business travellers in particular, as these categories of persons remain employed abroad and generally receive their salary from abroad. Foreign companies assume that this is sufficient.
To make matters worse, salary levels vary in each of the 26 different Swiss cantons.
The salary regulations are usually checked when a 120-day permit is submitted or at a later date as part of labour market checks.
What do you have to do to proceed correctly and in compliance with the law?
To compare the relevant Swiss salary, there are several so-called cantonal salary books and a tool that basically covers all cantons. The link to this tool is the following:
https://entsendung.admin.ch/Lohnrechner/home
We present a concrete practical example based on the following situation:
Situation
Nina Nielson (35 years old) has been employed by Strategic Consulting AG in Munich for 5 years. She is a Senior Consultant (lowest management level at the company) and receives an annual gross base salary of EUR 85,000. She also receives a quarterly bonus, which depends on the turnover generated and is not fixed.
She has a university master's degree in finance and works as a management consultant. Her contractually agreed weekly working time is 40 hours.
Strategic Consulting AG has a consulting mandate in Zurich for an international industrial group headquartered in Zurich. Ms Nielson is to work on this project for a total of 35 days in 2024. The 35 days are spread over the entire year 2024 and are distributed over different months.
A 120-day authorisation is obtained for Ms Nielson. Accordingly, the median of the relevant salary from the salary calculation tool (see internet link above) applies. If the notification procedure were to be used for Ms Nielson's work in Switzerland, the lower quartile from the salary calculation tool would have to be taken into account and used as the relevant salary.
Below you will find a screenshot of the calculation of the relevant Swiss salary according to the official calculation tool:
As a comparison, the German salary must now be converted accordingly. Only the base salary is taken into account for the calculation. The corresponding calculation is shown below:
Based on the calculated relevant salary and the calculation of the salary difference, taking into account her current salary, this results in a salary supplement of CHF 98.72 per day.
In order to fulfil the relevant legal regulations in Switzerland, this amount must be paid to Ms Nielsen for each day that she physically works in Switzerland.
The amount is to be understood as a gross amount.
In the event of a labour market check, it must be possible to prove that the salary difference is paid in addition to or on top of the regular contractually agreed monthly salary.
CONCLUSION
It is important to calculate the relevant salary for each Business Traveller to ensure that the relevant salary regulations are complied with.
This is the only way to avoid negative consequences, some of them very far-reaching, in the event of a labour market check.
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AUS DER PRAXIS
MASSGEBENDES SALÄR FÜR BUSINESS TRAVELLER IN DER SCHWEIZ
FRIEDERIKEV.RUCH, CONVINUS
Auch für Business Traveller in der Schweiz gilt, dass diese das vergleichbare Salär erhalten müssen, welches eine in der Schweiz angestellte Person in der gleichen Funktion und mit der gleichen Ausbildung erhalten würde.
Das Einhalten der massgebenden Salärvorschriften in der Schweiz gilt für alle Personen, auch inklusive entsandter Mitarbeiter). Für Entsandte und insbesondere Business Traveller kommt es hierbei jedoch häufiger zu Missverständnissen, da diese Personenkategorien im Ausland angestellt bleiben und in der Regel ihr Salär auch aus dem Ausland erhalten. Die ausländischen Unternehmen gehen davon aus, dass dies ausreichend ist.
Erschwerend kommt hinzu, dass in jedem einzelnen der 26 unterschiedlichen Schweizer Kantone die Salärhöhe unterschiedlich ist.
Die Salärvorschriften werden in der Regel bei der Einreichung einer 120-Tages-Bewilligung überprüft oder zu einem späteren Zeitpunkt im Rahmen von Arbeitsmarktkontrollen.
Was muss man machen, um korrekt und gesetzeskonform vorzugehen?
Für den Vergleich des massgebenden Schweizer Salärs gib es einige sogenannte kantonale Lohnbücher sowie ein Tool, welches grundsätzlich alle Kantone abdeckt.
Der Link zu diesem Tool ist der Folgende: https://entsendung.admin.ch/Lohnrechner/home
Anhand der nachfolgenden Situation stellen wir Ihnen ein konkretes Praxisbeispiel vor:
Situation
Nina Nielson (35 Jahre alt) ist bei der Strategic Consulting AG in München seit 5 Jahren angestellt. Sie ist Senior Consultant (unterste Managementstufe bei dem Unternehmen) und erhält ein jährliches Bruttobasissalär von EUR 85'000. Sie erhält zudem einen vierteljährlichen Bonus, der von dem generierten Umsatz abhängt und nicht fix ist.
Sie hat einen Universitäts-Masterabschluss in Finance und arbeitet als Unternehmensberaterin. Ihre vertraglich vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit beträgt 40 Stunden.
Die Strategic Consulting AG hat einen Beratungsmandat in Zürich eines international tätigen Industriekonzerns mit Hauptsitz Zürich. Frau Nielson soll in diesem Projekt für insgesamt 35 Tage in 2024 arbeiten. Die 35 Tage verteilen sich auf das gesamte Jahr 2024 und sind verteilt auf verschiedene Monate.
Für Frau Nielson wird eine 120-Tages-Bewilligung eingeholt. Demzufolge gilt der Median des massgebenden Salärs aus dem Salärberechnungstool (siehe Internetlink oben).
Würde für für die Tätigkeit von Frau Nielson in der Schweiz das Meldeverfahren angewendet, so müsste das untere Quartil aus dem Salärberechnungstool als massgebendes Salär berücksichtigt und verwendet werden.
Nachfolgend finden Sie einen Screenshot der Berechnung des massgebenden Schweizer Salärs gemäss dem offiziellen Berechnungstool:
Als Vergleich muss nun das deutsche Salär entsprechend umgerechnet werden. Für die Berechnung wird nur das Basissalär berücksichtigt. Die entsprechende Berechnung haben wir nachfolgend dargestellt:
Basierend auf dem berechneten massgebenden Salär sowie der Berechnung der Salärdifferenz unter der Berücksichtigung ihres heutigen Salärs ergibt sich eine Salärzulage von CHF 98.72 pro Tag.
Um die diesbezüglichen gesetzlichen Regelungen in Schweiz zu erfüllen, muss dieser Betrag muss Frau Nielsen für jeden Tag, welchen sie physisch in der Schweiz arbeitet, ausbezahlt werden.
Der Betrag ist als Bruttobetrag zu verstehen.
Bei einer Arbeitsmarktkontrolle muss nachgewiesen können, dass die Salärdifferenz neben bzw. zusätzlich zu dem regulären vertraglich vereinbarten Monatssalär ausbezahlt wird.
SCHLUSSFOLGERUNG
Es ist wichtig die Berechnung des massgebenden Salärs bei jedem Business Traveller vorzunehmen, damit man sicherstellen kann, dass die massgebenden Salärvorschriften eingehalten werden.
Nur so können, teils sehr weitreichende, negative Konsequenzen bei einer Arbeitsmarktkontrolle vermieden werden.
The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.
