La plupart des organisations ne sont pas tenues de procéder à la vérification des dossiers de police lorsqu'elles sélectionnent des candidats à un emploi, sauf dans quelques secteurs définis. Toutefois, la vérification des dossiers de police peut être cruciale compte tenu de la nature des activités de l'organisation.

Jusqu'à tout récemment, la vérification des dossiers de police ne s'opérait pas selon une procédure uniforme. Cette situation est complètement modifiée depuis l'entrée en vigueur fin 2018 de la Loi de 2015 sur la réforme des vérifications de dossiers de police (la « Loi »).

La Loi établit un mécanisme exhaustif et normalisé régissant la vérification des dossiers de police en Ontario, prévoyant notamment un consentement en deux étapes.

Les principales dispositions de la Loi et les règles à retenir par les employeurs qui vérifient des dossiers de police sont résumées ci-après.

Types de vérification des dossiers de police

La Loi prévoit trois catégories de vérification des dossiers de police. Chacune d'entre elles permet la communication de renseignements complémentaires. En bref, les vérifications comprennent les types de renseignements suivants :

  • Vérification de casier judiciaire. Comprend les condamnations au criminel et les déclarations de culpabilité prononcées en vertu de la Loi sur le système de justice pénale pour les adolescents.
  • Vérification de casier judiciaire et d'affaires judiciaires. Comprend la vérification de casier judiciaire et les accusations en instance, les mandats d'arrêt non exécutés, certaines ordonnances judiciaires, les absolutions inconditionnelles, les absolutions sous conditions et d'autres dossiers dont la communication est autorisée par la Loi sur le casier judiciaire.
  • Vérification des antécédents en vue d'un travail auprès de personnes vulnérables. Comprend la vérification de casier judiciaire et d'affaires judiciaires ainsi que les verdicts de « non-responsabilité » pour cause de troubles mentaux, suspensions du casier (réhabilitations) liées aux infractions d'ordre sexuel et les données de non-condamnation liées à la prédation d'enfants ou d'autres personnes vulnérables (c.-à-d. les accusations qui ont été rejetées, retirées ou suspendues ou qui se sont traduites par un acquittement).

Signalons que sauf en ce qui concerne la vérification des antécédents en vue d'un travail auprès de personnes vulnérables, la Loi limite spécifiquement la divulgation des dossiers de non-condamnation, des dossiers qui n'entraînent pas de casier judiciaire (comme les arrestations non suivies d'accusations au criminel) et des renseignements sur la santé mentale.

Demande de vérification du dossier de police

La Loi impose une procédure en deux étapes aux employeurs qui souhaitent vérifier le dossier de police :

  1. Le particulier qui fait l'objet de la vérification doit fournir son consentement écrit (précisant le type de vérification auquel il consent). Les résultats de la vérification du dossier de police sont alors communiqués uniquement au particulier qui fait l'objet de la demande de vérification.
  2. Après qu'il a reçu l'information, le particulier est en mesure d'établir si la vérification de son dossier de police est conforme à la Loi et de décider s'il consent à la communication du dossier à l'organisme qui a demandé la vérification. La vérification du dossier de police ne peut être transmise à l'employeur actuel ou éventuel qu'après l'obtention de ce second consentement.

Toutefois, les règlements prévoient certaines exceptions limitées à cette procédure en deux étapes (notamment en faveur de certains fournisseurs de services de vérification d'antécédents), sauf en ce qui concerne la vérification des antécédents en vue d'un travail auprès de personnes vulnérables.

Employeurs, retenez ceci

  1. Obligations en vertu du Code des droits de la personne de l'Ontario (le « Code ») La vérification des dossiers de police des employés et des bénévoles actuels ou éventuels peut s'avérer très utile à certaines organisations. Toutefois, les organisations doivent s'en servir avec précaution. La vérification du dossier de police peut être indiscrète et mener à un traitement discriminatoire inconscient. Par exemple, la « vérification des antécédents en vue d'un travail auprès de personnes vulnérables » révèle l'infraction criminelle commise par un particulier qui a finalement été déclaré non criminellement responsable en raison d'une maladie mentale. Or la possession d'une telle information risque de faire commettre à l'employeur un acte discriminatoire selon le Code. En Ontario, l'employeur ne peut pas faire de discrimination contre un employé fondée sur l'« existence d'un casier judiciaire », lequel est défini par le Code comme : (i) une infraction qui a fait l'objet d'un pardon, (ii) une infraction à une loi provinciale (par exemple une contravention pour excès de vitesse contraire au Code de la route). Ainsi les employeurs doivent être sûrs d'avoir un motif légitime de mener une vérification qui révélera l'existence du casier judiciaire de l'employé (c.-à-d. une vérification nécessaire et directement liée au poste occupé par l'employé). Les organisations doivent se demander si les vérifications des dossiers de police sont une nécessité ou si d'autres outils de contrôle des candidats (comme la vérification des références, les commentaires des clients et les entrevues) contribuent suffisamment à éviter les problèmes mentionnés précédemment.
  2. Principe du consentement Comme beaucoup d'autres textes législatifs sur la protection de la vie privée, la Loi accorde une large place au principe du consentement. Avant d'obtenir les résultats d'une vérification des dossiers de police, l'employeur pourrait devoir attendre un double consentement du candidat. Cette obligation pourrait s'avérer problématique pour les employeurs. Par exemple, il n'est pas clairement établi si le refus du particulier de consentir à une vérification de son dossier de police (ou à un autre type de contrôle de ses antécédents) suffit à justifier le retrait d'une offre d'emploi. Compte tenu de la vitesse à laquelle la plupart des entreprises évoluent, les retards imposés par cette démarche pourraient s'avérer un obstacle important.
  3. Fournisseurs Les employeurs qui font faire ces vérifications par des fournisseurs de service doivent s'assurer que leurs fournisseurs respectent la Loi, notamment qu'ils ont obtenu les consentements nécessaires de la part du candidat. Ils peuvent aussi souhaiter retenir les services d'un fournisseur afin de les dégager de l'obligation d'obtenir un second consentement.
  4. Obligations de protection des renseignements personnels La vérification d'un dossier de police peut révéler à un employeur des renseignements très personnels et confidentiels. L'employeur doit veiller à maintenir ces renseignements en lieu sûr et à s'en servir uniquement aux fins admises. En particulier, la Loi interdit expressément la divulgation de renseignements obtenue par un organisme. L'organisme (ou la personne) qui communique sciemment les renseignements obtenus est passible d'une amende maximale de 5 000 $. 

Si vous avez des questions, n'hésitez pas à communiquer avec nous pour tout renseignement ou conseil supplémentaire.

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